Afdelingssecretaresse

Een afdelingssecretaresse is werkzaam op een afdeling binnen zeer uiteenlopende organisaties. Soms stuurt zij andere secretaressen of een afdeling waar meerdere secretaressen werken aan.

Kerntaken

• afdelingsvergaderingen en/of vakinhoudelijke vergaderingen notuleren
• vergaderstukken en agenda voorbereiden
• zelfstandig correspondentie voeren
• zakenreizen reserveren en boeken
• bijeenkomsten organiseren
• agenda's van afdelingsmedewerkers beheren
• archief beheren
• binnenkomende post en telefoongesprekken afhandelen

Vaak nog enkele taken op personeelsvlak, bijvoorbeeld verlofregistratie, ziekmeldingen afhandelen, adressenlijsten van afdelingsmedewerkers bijhouden, etc.

Vaardigheden

• werkt zelfstandig
• neemt initiatief
• kan prioriteiten stellen
• heeft een goed aanpassingsvermogen
• beheerst de Nederlandse en de Engelse taal in woord en geschrift
• beheerst computerprogrammatuur (o.a. Microsoft Word, Excel, PowerPoint)
• beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• is stressbestendig en flexibel
• heeft veel routine in basistaken
• is in staat snel organisatiekennis op te bouwen