Agendabeheer

Met het woord ‘agenda’ wordt, behalve een volgeschreven boekje, ook ‘programma’ bedoeld. Dus niet: wat staat er in de agenda. Maar wel: wat staat er op de agenda. Dit verhaal gaat over het organiseren van werkzaamheden, dus over die ‘andere agenda’. Door goed agendabeheer kan tijdnood verleden tijd worden.

Via een logboek naar planning

Al lijkt tijdgebrek gedeeltelijk veroorzaakt door afhankelijkheid van externe factoren, toch is het mogelijk daar invloed op uit te oefenen. Houd eens in de zoveel tijd een logboek bij waarin alle dagelijkse activiteiten benoemd worden. Iedereen, hoe (on)ervaren ook, komt bij zo’n analyse minder efficiënt bestede momenten op de dag tegen. Gebruik deze informatie bij het herstructureren en herorganiseren van het werk. Een handige methode voor het indelen van de week is werken met tijdblokken: op maandag en dinsdag zus, op woensdag en vrijdag zo. Stel, indien mogelijk, vaste belmomenten en vragenuurtjes in zodat onnodig gestoord worden tot het verleden behoort.

Structuren van werkomgeving en taken

De efficiency kan verder verhoogd worden door de werkomgeving in te delen op de nieuwe werkstructuur. Het zorgvuldig bijhouden van planningen, een nauwkeurige bewaking van termijnen en een secure registratie van gegevens voorkomen zoekwerk. Daarnaast is van belang dat de kaders goed afgebakend worden en dat duidelijk is wat de randvoorwaarden daarbij zijn. Vandaag dit, morgen dat. Wees daarover helder en duidelijk in de communicatie met de manager. In ieder geval zo duidelijk als wisselende situaties toelaten. Geef bijvoorbeeld deadlines aan en zorg voor een dagelijks werkoverleg.

Afbakening van werkzaamheden: het model van Eisenhower

In tijden van topdrukte helpt een goede, overzichtelijke tijdsplanning bij het managen van de agenda. De Amerikaanse oud-president Eisenhower gebruikte daarbij een zogenoemde prioriteitenmatrix. Afbakening van werkzaamheden is vooral een kwestie van prioriteiten stellen. Zoals in het onderstaande model duidelijk wordt, moeten de urgente en belangrijkste zaken als eerste afgehandeld worden. De rest kan worden bewaard voor later of eventueel gedelegeerd aan collega’s.

 Prioriteit A (eigen werk) 
 -crisisbestrijding 
 -urgente problemen 
 -deadlines 
 
 Nu doen!

 Prioriteit B
 -nieuwe planning en voorbereiding
 -ontwikkelen nieuwe methodes
 -werken aan een goede samenwerking
 -vakliteratuur
 Inplannen

 Prioriteit C
 -(sommige) vergaderingen
 -overname andermans 'crisiswerk'
 -onnodige telefoongesprekken/interrupties
 
 
 Niet (zelf) doen, delegeren

 Prioriteit D
 -bepaalde post
 -bepaalde telefoongesprekken
 -sommige klusjes
 -afleidende activiteiten
 Laten liggen of plannen 
 tijdens komkommertijd

Tips

• Trek aan het begin van de werkdag een kwartiertje uit om - desnoods telefonisch - samen met de manager de dag door te nemen zodat eventuele veranderingen bekend zijn.
• Maak elke vrijdag een weekplanning en elke middag een dagplanning voor de volgende dag.
• Maak een map met ongelezen e-mail voor berichten die ook later behandeld kunnen worden.
• Hang handige overzichten en planningen aan de muur.
• Schuif de deadline van een taak naar voren.