Aspecten/acties
Archiveren (digitaal)
Archiveren had een nogal stoffig imago, maar met de opkomst van e-mail heeft het weer een modern jasje gekregen. Archiveren is: zorgen dat informatie op de juiste plek terechtkomt en door iedereen teruggevonden kan worden. Dat klinkt simpeler dan het is. En al lijkt digitaal archiveren een uitkomst, toch is het hebben van een papieren archief vaak nog noodzakelijk.
Inhoud |
Wat is een archief?
Een archief bevat alle relevante inkomende, interne en uitgaande stukken. Deze zijn zo geordend dat snel, volledig en nauwkeurig de activiteiten van de organisatie eruit kunnen worden gereconstrueerd.
Soorten
Er zijn verschillende soorten archieven. Sommige documenten worden vaker geraadpleegd dan andere. Vaak gaat het hierbij om recenter materiaal. Dit kan worden opgeslagen in een dynamisch archief. Als de documenten wat ouder worden en minder vaak worden geraadpleegd, komen ze terecht in het statisch archief. Dit wordt ook wel het ‘dozenarchief’ genoemd.
Grotere bedrijven hebben vaak archieven op verschillende plaatsen, bijvoorbeeld op elke afdeling. Dit heet een decentraal archief. Bedrijven met één archief op één plek hebben een centraal archief.
De keuze voor het soort archief is afhankelijk van de bedrijfsgrootte, de hoeveelheid documenten die bewaard moet worden en de toegankelijkheid van de documenten.
Papier of digitaal
Digitaal archiveren heeft zo zijn voordelen. Het vereist minder fysieke opslagruimte, documenten zijn vanaf meerdere plekken toegankelijk, het is makkelijker zoeken binnen het archief en de documenten zijn makkelijker te verwerken. Ook zijn er archiveerprogramma’s die hierbij als hulpmiddel kunnen dienen.
Toch is digitaal archiveren niet altijd de oplossing. Sommige documenten moeten op papier bewaard blijven. De juridische status van een gescand document is namelijk niet altijd even duidelijk. Een papieren archief blijft voorlopig dus nog bestaan.
Bij een papieren archief spelen het verpakkingsmateriaal, het meubilair en de ruimte een belangrijke rol. Aandachtspunten hierbij zijn:
- ordners, hangmappen of (archief)dozen gebruiken?
- moet het meubilair wel of niet afsluitbaar zijn?
- is het meubilair stevig genoeg en beschermt het tegen lekkage, uv-licht enz.?
- is de ruimte stofvrij?
- zijn de klimatologische omstandigheden geschikt?
- is het een ruimte zonder sprinklers?
Het proces van archiveren gaat digitaal niet heel anders dan op papier. Ook hier moet de juiste manier van rangschikken gevonden worden en is het van belang vooraf de uitgangspunten te bepalen.
Bewaren
Hoe lang een document bewaard moet blijven, is afhankelijk van twee zaken. Allereerst speelt het bedrijfsbelang een rol. Binnen een bedrijf moeten afspraak worden gemaakt over de bewaartijd van verschillende soorten informatie.
Ook wettelijke regelingen zijn van invloed. Overheidsorganisaties vallen onder de Archiefwet en zullen zich moeten houden aan de voorschriften die daaruit voortvloeien. Voor bedrijven geldt dat er diverse wettelijke bepalingen rondom archiveren bestaan.
Het ontstaan van een archief
Vaak ontstaat een archief per ongeluk. Er stapelen zich steeds meer documenten op, denk aan stapels vaktijdschriften van verschillende jaargangen. Soms is de ‘stapel’ digitaal, denk aan alle informatie die via e-mail verspreid wordt en in de individuele inbox blijft staan. Overbodig te zeggen dat het nuttig is een overzichtelijke manier van archiveren in te voeren.
Vooraf
Om goed te kunnen archiveren, moeten de volgende vragen eerst beantwoord worden:
- hoe lopen de informatiestromen binnen het bedrijf?
- welke documenstromen zijn er?
- hoe ziet de organisatiestructuur er uit?
- wie heeft welke taak?
- welke informatie hoort bij welke taak?
Rangschikken
Maak altijd afspraken over de manier van rangschikken. Het hangt af van het bedrijf wat een handige manier is. Ook is het mogelijk verschillende manieren van rangschikken te combineren.
Manieren van rangschikken:
- chronologisch, nieuwste documenten bovenop;
- numeriek, documenten krijgen een uniek nummer;
- alfabetisch, spreek altijd goed af wat wordt aangehouden als wijze van alfabetiseren (naam leverancier, onderwerp, artikel);
- trefwoord, kies een inhoudelijk trefwoord;
- codering, reeks van cijfers en/of letters, kan zeer uitgebreid worden;
- kleur, hier kan ook met kleurcombinaties gewerkt worden, erg visueel.
Onderhoud van een archief
Goed onderhoud houdt in: regelmatig opschonen en vernietigen. Opschonen betekent overbodig geworden documenten uit dossiers halen. Zorg bij vernietiging voor goedkeuring van de vernietigingslijst en hou rekening met de wettelijke bewaartermijnen. Denk eraan dat opschonen en vernietigen net zo goed horen bij een digitaal archief. Zo blijft het overzichtelijk en toegankelijk.
Tips
- Hou een lijst bij met daarop van alle documenten de vernietigingstermijn en de doorstroomdatum (doorstroom naar het statisch archief).
- Weet welke wettelijke bepalingen voor de organisatie gelden en vraag ook de archiefrichtlijnen van de branchevereniging op.
- Bespreek een keer per jaar intern de archiefsituatie.
- Zorg ervoor dat een papieren archief vrij is van paperlips, plakband, elastiekjes en nietjes. Deze materialen tasten het papier aan.
- Maak altijd een back-up, zowel van belangrijke digitale als papieren documenten.
- Bewaar back-ups op een andere plaats, liefst buiten het gebouw waar het archief is.
Opleiding
Goed leren archiveren? Bij Schoevers kan het!
