Effectief vergaderen

Vooral in Nederland heeft vergaderen een slechte naam. Er wordt te lang, te breed, te diep, te vaak en dikwijls onnodig vergaderd. Een productief vergaderklimaat echter, draagt bij aan het scheppen van draagvlakken, het op tijd nemen van belangrijke beslissingen en tot actie komen op de goede momenten. Vergaderingen zijn alleen zinvol wanneer ze dienen om besluiten te nemen en vervolgens tot actie te komen. Hoewel onderstaande regels voor effectief vergaderen zich over het algemeen richten tot de voorzitter, kan de secretaresse vanuit haar signalerende en adviserende functie dit proces van tevoren positief beïnvloeden. Hierdoor verloopt de vergadering beter.

De tien regels voor constructief vergaderen

1. Stuur aan de deelnemers ruim van tevoren een agenda toe met te behandelen vergaderpunten. En met het verzoek of zij hierover puntsgewijs alvast hun gedachten willen laten gaan. Omschrijf de successievelijke vergaderpunten duidelijk en volledig.

2. Zorg voor een inspirerende vergaderomgeving. Niet te zakelijk, ook niet te comfortabel. Wanneer een ontspannen, inspirerende sfeer gewenst is, kan het wel eens nuttig zijn buitenshuis te vergaderen. Zorg dat de vergadering niet wordt verstoord.

3. Las korte pauzes van een aantal minuten in.

4.Vraag de voorzitter vooraf een korte uiteenzetting te geven van het doel van de vergadering, en hoe de agendapunten daarop zijn afgestemd.

5. Wissel – als dat formeel mogelijk is – in een vast gezelschap nu en dan van voorzitter. Dat brengt variatie in de vergaderstijl en kan zeer inspirerend zijn.

6. Begin op de afgesproken tijd (ook wanneer nog niet iedereen present is).

7. Aan het begin van de vergadering komt het verslag van de vorige bijeenkomst ter tafel. Discussieer niet over het verslag van de vorige vergadering. Voor korte voorstellen en verbetering moet uiteraard gelegenheid zijn.

8. Behandel de belangrijkste punten het eerst. Stel vast hoeveel tijd de behandeling van ieder onderwerp in beslag mag nemen. Zorg ervoor dat tijdens de behandeling niet van het onderwerp wordt afgedwaald.

9. Zorg ervoor dat bij de rondvraag geen nieuwe agendapunten worden ingebracht. De rondvraag mag geen ‘improvisatieronde’ worden.

10. Maak aan het eind van de vergadering een actiepunten-besluitenlijst. Stel vast wie, wanneer, welke actie gaat nemen. Stuur elke deelnemer zo snel mogelijk een verslag van de vergadering met de actiepunten-besluitenlijst toe. Voeg daar zo mogelijk de datum van de volgende vergadering aan toe.

Vergadertips

• Vergader niet langer dan een uur tot vijf kwartier.
• Stel een duidelijk vergaderprogramma op, houd je daaraan en verlies vooral de grote lijnen niet uit het oog.
• Houd het aantal deelnemers beperkt, besluitvorming met meer dan acht mensen is uitermate lastig.
• Laat iedere deelnemer zich vooral uitspreken zonder uit te weiden: wie het gevoel heeft gehoord te zijn, werkt later gemakkelijker en beter mee.