Aspecten/acties
Evenementenorganisatie
Van brainstorm tot en met het genereren van publiciteit. Bij evenementenorganisatie gaat het erom hoe op de meest efficiënte wijze de wens van de baas om een bepaald doel te bereiken vertaald kan worden in een concreet, strategisch, uitvoerbaar plan. Of het nu gaat om de presentatie van een nieuw bedrijfsinitiatief, een manier waarop potentiële klanten aan het bedrijf gebonden kunnen worden of relatiemarketing. In dit traject zijn voorbereiding, uitvoering en evaluatie de belangrijkste aandachtspunten.
Inhoud |
Voorbereiding
Van het grootste belang is goed inzicht te krijgen in het doel, de doelgroep en de boodschap van de bijeenkomst. Bepaal in de voorbereiding ook of (een deel van de) coördinatie uit handen gegeven moet worden. Antwoorden op de volgende vragen vormen de eerste stap naar een doelgericht concept.
Doel
- Wat is de doelstelling van het evenement?
- Hoeveel mensen moeten bereikt worden?
- Moet de bijeenkomst toegespitst zijn op de bedrijfsfilosofie?
- Staat traditie in het bedrijf hoog in het vaandel en moeten bepaalde regels in acht worden genomen of kiest men voor een vrijere, losse benadering?
- Voelt het bedrijf zich gesteund door een direct contact met de doelgroep of is het meer gebaat bij een verkapte benadering?
Doelgroep
- Is het een homogene groep of juist divers?
- Wat bindt, motiveert of raakt deze personen?
- Waar ligt hun belangstelling of hun behoefte?
- Gaat het om praktisch ingestelde, leergierige, juist sportieve of avontuurlijke personen?
Boodschap
- Betreft het een incentive, een aftrap voor een nieuw product of het delen van kennis?
- Of moet er een minder vrolijke boodschap gecommuniceerd worden als een fusie of een grote reorganisatie?
- Hoe moeten de deelnemers zich tijdens de bijeenkomst voelen: actief, serieus of uitgelaten?
- Hoe moeten ze zich na afloop voelen: blakend van zelfvertrouwen, nieuwsgierig, gemotiveerd of gerustgesteld?
Uitvoeringsfase
- Stel een draaiboek op en een ruime tijdsplanning met buffertijd.
- Zorg voor een vrij strakke en uitgebreide congresplanning, met een overzicht waarop alle gemaakte afspraken en data staan.
- Specificeer de begroting zo veel mogelijk.
- Pleeg veldwerk voor de locatie en de artiest/spreker.
- Plaats opties en zet bij een uiteindelijke boeking de gemaakte afspraken duidelijk op papier.
- Hou de lijnen kort, spreek duidelijk af wie verantwoordelijk is voor regie en wie voor coördinatie.
- Zorg voor een noodplan met uitloopmomenten en eventuele uitwijkmogelijkheden.
- Organiseer halverwege de voorbereidingen een voorbespreking met de betrokkenen.
- Hou een dag van tevoren een inspectieronde op locatie.
- Wees op de dag zelf als coördinator aanwezig.
Evaluatie
- Op welke punten heeft de organisatie gefaald?
- Wanneer zijn de gewenste effecten bereikt?
- Wat vonden de deelnemers ervan?
Checklist voor een goede uitnodiging
- Datum van het evenement
- Organisator evenement
- Aanvangs- en eindtijd
- Adresgegevens locatie met telefoonnummer
- Contactpersoon met telefoonnummer organisator (voor eventuele vragen)
- Datum rsvp (eventueel vergezeld van antwoordkaart of vermelding van de antwoordsite)
- Omschrijving doel van het evenement
Opleiding
Schoevers heeft diverse trainingen en cursussen waarin evenementenorganisatie aan bod komt.
O is 4 model
Het O is 4 model is ontwikkeld om op een modelmatig wijze te werk te gaan bij evenementen. Wat wilt u bij wie tot stand brengen? Hoe staat uw doelgroep daar tegenover? En waarmee moeten wij rekening houden?
Modelmatig, objectief en zonder aannames verdiepen wij ons in de doelgroep en alle aspecten die het succes van een evenement bepalen. De strategie en het gewenste effect is daarbij het uitgangspunt.
De vier O’s in het werkmodel vertegenwoordigen alle interne en externe factoren, die direct van invloed zijn op de inhoud en richting van het evenement.
Bekijk het O is 4 model op: O is 4 modelof op onze website
