Aspecten/acties
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten functioneren altijd als ondersteuning van het primaire proces. Omdat elk bedrijf een ander primair proces heeft, bestaan er geen standaard facilitaire diensten. Over het algemeen geldt: des te verder van het primair proces, des te vaker de dienst wordt uitbesteed.
Sommige bedrijven hebben een eigen facilitair meldpunt dat fungeert als aanspreekpunt binnen de organisatie. In kleinere bedrijven komt een gedeelte van de facilitaire diensten nog terecht bij het secretariaat. Voor andere taken geldt dat ze beter uitbesteed kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de kennis niet in huis is of het tot kostenbesparing kan leiden.
Hieronder volgt een grove indeling van de zeer diverse facilitaire diensten. Omdat eigenlijk elke dienst een onderwerp op zich is, wordt er slechts kort op ingegaan.
Inhoud |
Schoonmaakonderhoud
Deze dienst wordt meestal uitbesteed. Er geldt altijd dat het van belang is contact te houden met het schoonmaakbedrijf. Dit kan ofwel via gesprekken, ofwel via een contactboek waarin beide partijen op- en aanmerkingen kunnen schrijven.
Schoonmaakprogramma
Samen met het schoonmaakbedrijf wordt een programma van eisen opgesteld. Hierin staat precies wat wanneer en hoe schoongemaakt moet worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen dagelijkse beurten en periodieke beurten
De dagelijkse beurten vinden plaats in de ruimtes waar hoge eisen aan worden gesteld (toiletten) of die veel en intensief gebruikt worden. Ruimtes die voor een eerste indruk belangrijk zijn, moeten voor het zicht schoon zijn.
De periodieke beurten zijn werkzaamheden die wel regelmatig, maar minder dan dagelijks uitgevoerd worden. Het gaat vooral om niet direct zichtbaar en storend vuil. Ook het jaarlijks in de boenwas zetten van de vloer valt hieronder.
Schoonmaak in eigen beheer
Ook als de schoonmaak in eigen beheer gebeurt, is het van belang een programma van eisen op te stellen en te letten op de kosten en het toezicht.
Catering
Er is sprake van catering als er een groot bedrijfsfeest plaatsvindt waarvoor hapjes en drankjes geregeld moeten worden, maar ook als er een eenvoudige lunch tijdens een vergadering verzorgd moet worden. Waar voor de ene klus een bedrijfscateraar geregeld zal worden, zal voor de andere klus intern naar een oplossing gezocht worden. In alle gevallen geldt dat hygiëne een zeer belangrijke rol speelt.
Bedrijfscatering
De belangrijkste taak van de bedrijfscatering is het verzorgen van eten en drinken voor grote groepen mensen. De diensten kunnen naar wens uitgebreid worden. Bedrijfscateraars kunnen het assortiment bepalen, personeel verzorgen om ter plekke te bereiden en/of uit te serveren en zich bezighouden met andere vormen van voedsel- en drankvoorziening binnen de organisatie. Natuurlijk is het ook mogelijk zelf personeel daarvoor aan te nemen.
Hygiëne
Let altijd op naleving van de regels uit de hygiënecode (HCCAP). Die gelden ook voor kleine bedrijven waar voedsel wordt bereid of wordt behandeld en waar personeel aan te pas komt. Het gehele proces moet vastgelegd worden in een voedselveiligheidsplan. Hierin staan bijvoorbeeld afspraken over de bewaartemperatuur.
Beveiliging
Bij beveiliging gaat het niet alleen om het installeren van een alarmsysteem, maar ook om het afsluiten van de juiste verzekeringen of het omgaan met frauderende medewerkers.
Inbraakpreventie
Ook hiervoor geldt dat grotere organisaties dit vaak uitbesteden aan gespecialiseerde beveiligingsbedrijven. Kleinere organisaties moeten echter ook een beveiligingsplan hebben. Maatregelen hiervoor zijn te treffen op organisatorisch, bouwkundig en elektronisch niveau.
- Organisatorisch: sleutelbeheer, toegangscontrole, goederen merken en registreren, beveiligingsverlichting.
- Bouwkundig: ramen, rolluiken, inbraakwerende kasten en kluizen.
- Elektronisch: alarmsysteem.
Arbeidsomstandigheden
Aandacht voor arbeidsomstandigheden heeft te maken met de keuze voor juist meubilair en een goede werkplekinrichting.
Inrichtingsaspecten
Denk bij inrichtingsaspecten aan de volgende zaken:
- Klimaat: wettelijke regels rondom temperatuur, luchtvochtigheid, luchtzuiverheid en luchtverplaatsing.
- Licht: de hoeveelheid daglicht en kunstlicht, beeldschermen die rustig voor de ogen moeten zijn en voldoende helderheidwering (bijvoorbeeld zonwering).
- Geluid: er zijn normen opgesteld hoeveel decibel er maximaal aan geluid mag zijn.
Meubilair
Voor meubilair geldt hetzelfde als voor de inrichtingsaspecten: er zijn normen voor opgesteld.
- Kantoorstoelen: normen voor verstelbare rugleuningen, armleuning, hoogte-instelbaar.
- Werkplektafels: normen voor afmeting werkblad, hoogte-instelbaar, beenruimte.
Bedrijfshulpverlening
Bedrijven zijn wettelijk verplicht om een bedrijfshulpverlener (BHV’er) in dienst te hebben.
Regelgeving BHV
Bedrijfshulpverleners nemen in een gevaarlijke situatie (voor de gezondheid of veiligheid) maatregelen die de schade zoveel mogelijk beperken. Denk hierbij aan het verlenen van eerste hulp, het bestijden van brand en het evacueren van werknemers. De werkgever blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor de veiligheid in het bedrijf.
Risico-inventarisatie en –evaluatie
Een andere wettelijke vereiste is dat de risico’s die bij de uitvoering van het werk bestaan, worden geïnventariseerd en geëvalueerd. De maatregelen die vervolgens genomen worden, moeten in een plan van aanpak komen te staan.
Relatie hulpverleningsdiensten, bedrijven, diensten en instellingen
Een goede relatie is belangrijk om te weten wat iedereen wel en niet kan doen bij een calamiteit. Door bijvoorbeeld samen een ontruimingsplan op te stellen of de BHV’ers te laten trainen door de hulpverleningsdiensten kan makkelijk contact gelegd worden.
Groenvoorziening
Het neerzetten van planten is van invloed op de volgende doelstellingen van het bedrijf:
- economische (planten op de juiste plek verbeteren het imago);
- fysische (planten dragen o.a. bij aan een verhoging van de luchtvochtigheid en absorberen geluid);
- psychologische (planten verminderen stress en verbeteren de arbeidsproductiviteit).
Verzorging en onderhoud zijn bijna altijd in betere handen bij een vakman.
Leaseauto’s
De keuze voor het leasen van auto’s komt meestal voort uit een grotere kostenbesparing en/of gemakszucht. Er zijn twee mogelijkheden:
- financiële lease, wat betekent dat de auto na afloop van het contract eigendom wordt van de contractant;
- operationele lease, wat betekent dat de auto na afloop van het contract terug moet naar de leasemaatschappij.
Voor de verdere invulling van het contract zijn veel keuzes te maken. Vraag bij verschillende maatschappijen offertes aan en denk van tevoren na over de volgende zaken: onderhoud, vervangend vervoer, verzekering.
Reprografie
Omdat tegenwoordig iedereen zijn eigen documenten kan lay-outen, is het belangrijk dat de huisstijl bekend en duidelijk is. Om wildgroei te voorkomen is het noodzaak een goed beleid te voeren over de aanschaf van software en hardware.
Inkoop kantoorartikelen
Kantoorartikelen zijn de smeerolie waarmee een bedrijf gaande wordt gehouden. Zonder nietjes, paperclips en toners verloopt het werk voor heel wat mensen minder prettig. Zorg ervoor dat er lijsten zijn van alle artikelen die gebruikt worden. Laat mensen alleen uit deze lijst bestellen, zo blijft er overzicht. Ook voor deze artikelen geldt: uitbesteden kan en meerdere offertes opvragen loont.
ICT
De informatie- en communicatietechnologie (ICT) heeft de afgelopen jaren zo’n vlucht genomen dat veel bedrijven een aparte automatiseringsafdeling hebben. Voor bedrijven waarin dat niet het geval is, volgen hier wat aandachtspunten:
- Zet voor de aanschaf van software goed de wensen en eisen van de gebruikers op een rijtje. Er is zo veel op de markt dat het anders lastig kiezen wordt.
- Blijf op de hoogte van ontwikkelingen binnen de ICT, dit kan kostenbesparend werken.
- Eenvoudige problemen zijn meestal zelf op te lossen, lastigere problemen worden ondervangen door een serviceovereenkomst met een leverancier af te sluiten.
- Zorg ervoor dat de beveiliging op elk niveau goed geregeld is. Dus zowel de pc’s goed beveiligen als de medewerkers op de hoogte brengen van basisregels als: nooit een bijlage van een onbekende openen, nooit je wachtwoord afgeven enz.
- Gebruik antivirussoftware die automatisch (via internet) en regelmatig aanvullingen ophaalt en installeert.
- Maak regelmatig een back-up van de belangrijkste gegevens.
