Functie-inhoud

Het secretaressevak maakte de afgelopen decennia een enorme ontwikkeling door. Technische ontwikkelingen, uitbreiding van het takenpakket en sociale ontwikkelingen zorgen voor een andere invulling van de functie van secretaresse.

Technische ontwikkelingen

Door technische ontwikkelingen hebben de werkomgeving en de werkzaamheden van een secretaresse een grote metamorfose ondergaan. Het gebruik van de computer is in het secretariële werk niet meer weg te denken. De computer is het instrument om de gedigitaliseerde informatiestromen van brieven, rapporten, bulletins en e-mails de baas te worden en te blijven. De secretaresse verzorgt en beheerst de toegang tot deze informatiestromen. Zij zorgt voor het ordenen en distribueren van de informatie voor het bedrijf waar ze werkt, en neemt een sleutelpositie in. Van een moderne secretaresse wordt verwacht dat zij (vaak als enige binnen een bedrijf) goed met ICT (informatie- en communicatietechnologie) om kan gaan.

Kerntaken van een secretaresse

De tijd dat een secretaresse zich alleen met uitvoerende taken bezighield, ligt ver achter ons. Een moderne secretaresse heeft naast uitvoerende en ondersteunende taken, vooral adviserende en organiserende taken erbij gekregen. De werkzaamheden bestaan (globaal) uit:

• Bijhouden van afspraken in de agenda
• Plannen van vergaderingen en afspraken
• Bijhouden van in- en uitgaande post (correspondentie)
• Beantwoorden van telefoon, e-mail en fax
• Uitwerken van brieven, verslagen en offertes
• Archiveren van stukken
• Notuleren bij vergaderingen en gesprekken
• Contacteren van klanten, patiënten etc.
• Organiseren van bijeenkomsten, congressen, evenementen e.d.

Het zwaartepunt van de vele taken en verantwoordelijkheden ligt bij: agendabeheer, communicatie, correspondentie en postverwerking.

Sociale ontwikkelingen

Opleidingsniveau

Sociale ontwikkelingen hebben duidelijk ook invloed gehad op het secretaressevak. Een voorbeeld hiervan is het hoge opleidingsniveau; er komen steeds meer hoogopgeleiden in Nederland. Secretaressen hebben tegenwoordig ook vaak een hbo-diploma. Direct gevolg hiervan is dat ze meer verantwoordelijkheden krijgen. Niet langer is de secretaresse een 'tikgeit' van een manager, maar heeft ze een ondersteunende, aanvullende en zelfs adviserende rol.

Meerdere werkgevers

Een andere ontwikkeling is dat het 'je hele leven in dienst zijn bij één en dezelfde werkgever' steeds minder gangbaar is. In de 21ste eeuw wordt het meer gewaardeerd om bij verschillende werkgevers ervaring op te doen. Op deze manier wordt er voortdurend aan persoonlijke ontwikkeling gewerkt.

Flexibiliteit en vrouwenberoep

Daarnaast wordt er van werknemers een andere houding gevraagd. Het sleutelwoord is flexibiliteit. Flexibele werktijden geven veel secretaressen de mogelijkheid om parttime te kunnen blijven werken, ook als ze kinderen krijgen. Duobanen komen steeds meer voor in het secretaressevak. Als er duidelijke afspraken worden gemaakt, zijn de werkzaamheden goed te combineren met het privéleven. Tot slot een opvallende, sociale ontwikkeling binnen het secretaressevak: het is steeds minder een typisch vrouwenberoep. Het komt vaker voor dat ook mannen dit beroep kiezen.