Functiebenaming

De functie van secretaresse kent veel verschillende benamingen. Afhankelijk van het soort bedrijf wordt er in plaats van 'secretaresse' een andere benaming gekozen, zoals management assistent, 'assistent to the manager' of 'management executive'. De meer algemene term 'assistent' wordt ook vaak gebruikt. Men kiest voor een andere benaming vanwege het negatieve imago dat aan het woord 'secretaresse' kleeft. Voor velen drukt het onderdanigheid uit: manusje van alles, iemand die de hele dag alleen maar orders uitvoert en koffie zet. De functie kent echter natuurlijk veel meer werkzaamheden, maar die komen niet in de benaming 'secretaresse' naar voren.

Secretaresse, afdelingssecretaresse, directiesecretaresse, PA...

Binnen de secretaressebenamingen is er sprake van grote verwarring. De naamgeving heeft alles te maken met de verantwoordelijkheden die een secretaresse heeft binnen een bedrijf of organisatie en met het aantal ervaringsjaren. Een afdelingssecretaresse heeft andere verantwoordelijkheden dan een 'gewone' secretaresse of managementassistente. Een directiesecretaresse kent weer hele andere (zwaardere) verantwoordelijkheden en stuurt meestal geen anderen aan. Naast de taken en verantwoordelijkheden van een secretaresse heeft een afdelingssecretaresse ook leidinggevende taken. Op de afdeling stuurt ze (groepen van) andere secretaressen aan. Een PA (personal assistent) of directiesecretaresse werkt voor één persoon: manager, CEO, commissaris etc. Een PA regelt ook allerlei privéwerkzaamheden voor die persoon; een directiesecretaresse doet dit gewoonlijk niet. Een officemanager werkt voor kleinere of organisaties, waar zij de enige secretaresse is. Zij is verantwoordelijk voor de hele kantoororganisatie.

Secretaressen, welke benaming ze ook hebben, hebben grotendeels dezelfde taken en verantwoordelijkheden. Hoe het takenpakket er precies uitziet, is geheel afhankelijk van het bedrijf en de persoon voor wie wordt gewerkt. Dat is bij elk bedrijf anders en dat maakt het secretaressevak zo boeiend. Het werk is nergens precies hetzelfde. Het heeft alles te maken met eigen initiatief en ambitie.