Aspecten/acties
Informatiestromen
De hoeveelheid informatie waarmee iedereen dagelijks te maken krijgt, neemt nog steeds explosief toe. Denk alleen maar aan de vele e-mails die elke dag in de inbox belanden. Al deze informatiestromen in goede banen leiden, is bij uitstek de taak van een secretaresse.
Inhoud |
Verband informatie en kennis
Niet alle informatie die dagelijks langskomt, wordt omgezet in kennis. Dat kan en hoeft ook niet. Lang niet alle informatie is relevant of van belang. Er zijn zes kwaliteitseisen op basis waarvan die informatie geselecteerd kan worden:
- informatie moet volledig zijn
- informatie moet accuraat (betrouwbaar en nauwkeurig) zijn
- informatie moet actueel zijn
- informatie moet te controleren zijn (op juistheid)
- informatie moet overzichtelijk zijn
- informatie moet begrijpelijk zijn
Informatiemanagement
Informatiemanagement betekent dat een organisatie een efficiënte en systematische controle heeft over: het opmaken, ontvangen, onderhouden, gebruiken, bewaren en het opschonen van gegevens. Dit is enerzijds nodig om zelf als organisatie goed te kunnen blijven werken, anderzijds om te laten zien dat de organisatie kan voldoen aan (wettelijke) eisen en verwachtingen die de omgeving stelt.
Wanneer een organisatie aan informatiemanagement doet, zijn de volgende zaken duidelijk voor alle betrokken:
- welke stukken/documenten collectie bewaren en welke niet
- welk systeem hanteren, zodat iedereen weet waar zaken te vinden zijn (vorm en structuur)
- wie heeft er toegang tot welke informatie
- wie is verantwoordelijk voor welk gedeelte van de informatie (actualiseren, onderhouden en opschonen)
- wanneer gaat een document naar het archief en voor hoe lang
- wie beheert het archief (is bevoegd tot verwijderen en vernietigen)
- wie is verantwoordelijk voor beheer van totale systeem (denk aan veiligheid en het doorvoeren van veranderingen).
Goed archiveren (digitaal) is een cruciaal onderdeel van informatiemanagement.
Hoe verwerken mensen informatie?
De hersenen verwerken alle informatie die binnenkomt. Daarbij spelen twee zaken een rol: hoe de informatie binnenkomt en in welke context. De context bepaalt hoe de informatie opgeslagen wordt en welke verbindingen met eerder opgeslagen informatie gelegd kunnen worden. Des te beter de informatie ingebed kan worden, des te beter het wordt onthouden.
Hoe de informatie de hersenen binnenkomt, is ook van belang bij het onthouden ervan. Gemiddeld onthouden mensen:
- 20% van wat ze lezen
- 30% van wat ze horen
- 40% van wat ze zien
- 50% van wat ze horen en zien tegelijkertijd
- 60% van wat ze zeggen
- 70% van wat ze doen
- 90% van wat ze zien, horen, zeggen en doen tegelijkertijd
- 95% van wat ze anderen leren.
Informatie sneller en beter verwerken
De volgende zaken kunnen de leersnelheid en het vermogen om informatie te verwerken opvoeren:
- motivatie: het kan wél;
- voorbereiding: plannen is het halve werk;
- effectief lezen: sneller lezen met behoud van begrip;
- concentratie: een ding tegelijk doen levert meer op;
- geheugentraining: goed gebruik van de hersencapaciteit;
- mindmappen: voor een beter overzicht;
- pauzeren en herhalen: anders blijft het niet hangen.
Literatuur
Gebruik je hersens, Jan-Willem van den Brandhof, BrainWare, Maastricht, 2007
Opleiding
Bij Schoevers leer je informatiestromen onder controle te krijgen.
