Macht

Binnen een organisatie kan een secretaresse over verschillende soorten macht of invloed beschikken.

Soorten macht

Aangezien een secretaresse de taak heeft de agenda van een manager te beheren, heeft ze macht over die agenda (en dus over de tijd van de manager). Ze oefent als poortwachter zeker een vorm van macht uit. Deze macht kan zowel positief als negatief worden gebruikt. Zo kan een secretaresse ervoor zorgen dat iemand snel bij haar manager terechtkomt, maar ze kan mensen ook aan het lijntje houden en juist erg lang laten wachten. Het behoort tot haar taak om haar manager af te schermen tegen opdringerige bellers of bezoekers. Ze kan ervoor zorgen dat iemand uiterst moeilijk of helemaal geen toegang tot de manager krijgt. Ook dat is een vorm van macht.

Invloed

Daarnaast ontleent een secretaresse macht aan de macht die haar manager heeft. Werkt een secretaresse voor een persoon die erg hoog is geplaatst binnen een organisatie, dan krijgt zij hierdoor ook meer aanzien en invloed. Door haar connectie, de manager, heeft ze toegang tot de hoogste regionen van de organisatie. Overigens hebben secretaressen vaak moeite met het woord 'macht'. Dat wordt als iets negatiefs gezien. Vandaar dat men liever kiest voor het woord 'invloed'. Secretaressen hebben veel invloed op hun manager, hun directe omgeving en hun externe contacten.

Vertrouwenspersoon

Secretaressen hebben veelal toegang tot belangrijke informatie binnen een organisatie. Doordat er nauw wordt samengewerkt met diverse managers van verschillende afdelingen, zijn secretaressen al in een vroeg stadium op de hoogte van de plannen binnen de organisatie (reorganisaties, ontslagen etc.). Ze weten ook hoe hun manager over anderen binnen de organisatie denkt. Door hun informele netwerk hebben secretaressen veel kennis van wat er onder de medewerkers leeft. Ze zijn immers de spil (ogen en oren) van de organisatie. Hierdoor weten ze welke opvattingen er leven en zijn ze zelfs op de hoogte van de meeste roddels. Een secretaresse weet dus veel van de interne organisatie en speelt daardoor een grote rol als vertrouwenspersoon. Dit geeft haar veel invloed, want ze kan haar kennis doorgeven aan haar manager. Daar moet ze wel voorzichtig mee omgaan; misbruik van deze positie zorgt voor verlies van haar rol als vertrouwenspersoon.