Aspecten/acties
Mail-etiquette
Het gemak en de snelheid van het medium e-mail zorgen voor een aantal flinke problemen. Denk aan onzorgvuldige formuleringen en ongewenste e-mail. De roep om regels en richtlijnen wordt dan ook steeds groter. Een echte mailetiquette bestaat nog niet, daarvoor is het medium nog te jong. Wel zijn er aanbevelingen te noemen die algemeen geaccepteerd en gewaardeerd worden. Hieronder staan er enkele.
Inhoud |
Structuur
Een e-mail is eigenlijk niets anders dan een computerbrief. Weliswaar is een e-mail korter van opzet en anders van toon, maar of de boodschap nu per post, per fax of via de computer verstuurd wordt, de bedoeling is dat de informatie helder en duidelijk wordt overgebracht. In geval van e-mail dient de informatie ook nog zo kort en bondig mogelijk verwoord te zijn. Structureer dus een e-mail volgens de regels van de traditionele brief.
Formulering
Steeds vaker worden mails doorspekt met SMS-taal als 4U (voor jou), 2D (vandaag) en CU (tot ziens). In de zakelijke correspondentie is dit uit den boze. De beste leidraad is verzorgde spreektaal met de daarbij geldende regels, die losser zijn dan in de schrijftaal. Het gebruik van voornamen en tutoyeren van de geadresseerde in een e-mailbericht is gemeengoed, maar vousvoyeren is in sommige gevallen ook nog steeds gebruikelijk. De keuze is afhankelijk van de relatie en de inschatting van de situatie.
Bijlagen en kopieën (cc)
Wees voorzichtig met het meesturen van bijlagen of kopieën. Een hoop informatie is voor ontvangers helemaal niet van belang. Raadzaam is van tevoren met de ontvangers af te stemmen of zij prijs stellen op de informatie.
Huisstijl
Corporate identity is belangrijk voor bedrijven. Maar bij een flink aantal bedrijven valt de zakelijke e-mail nog steeds buiten dit beleid. Raadzaam is om tot algemene richtlijnen te komen voor uniforme e-mails. Te denken valt aan afspraken over de aanhef, toonzetting en lay-out. Misschien is het een idee om volg- of referentienummers in te voeren. Ook onduidelijkheden over het meesturen van bijlagen en kopieën kunnen grotendeels met een algemeen beleid worden ondervangen.
Mailtips
- Geef in de onderwerpregel duidelijk aan waar het bericht over gaat.
- Vermijd het zogenaamde ‘rondzingen’ van een en hetzelfde bericht door de optie ‘beantwoorden’ alleen te gebruiken wanneer expliciet om een reactie wordt gevraagd.
- Wees spaarzaam met het urgentieteken (!).
- Pas op met formele boodschappen. De juridische status van e-mail is nog niet helemaal dezelfde als die van een ondertekende brief.
Opleiding
Bij Schoevers leer je zakelijk e-mailen.
