Aspecten/acties
Notuleren (op de pc)
Van een goede notulist wordt nogal wat geëist: concentratievermogen, het kunnen scheiden van hoofd- en bijzaken, snelheid, inlevings- en aanpassingsvermogen, en de gave om een beknopt, volledig, objectief en overzichtelijk beeld van de vergadering te produceren. Vandaar dat hieronder in drie overzichtelijke stappen staat wat de beste werkwijze is voor notuleren (op de pc).
Inhoud |
Voorbereiding
Ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk.
Afspraken
Maak duidelijke afspraken met de voorzitter en/of secretaris. Bij het verzamelen van de agendapunten en het vaststellen van de agenda is verder van belang met de voorzitter door te spreken welk doel de agendapunten hebben, in welke volgorde ze worden behandeld en wie voor de behandelde onderwerpen verantwoordelijk is. Een goede taakverdeling geeft inzicht in de te behandelen vergaderstof. Des te duidelijker de agenda, des te minder verrassingen. De vergadering verloopt dan over het algemeen overzichtelijker en dat komt de helderheid van het verslag ten goede.
Inlezen
Duik van tevoren in de vergaderstof (en in de deelnemers en hun functies, voor zover dat relevant is). Goed notuleren betekent op de hoogte zijn van wat er besproken wordt, door wie en in welke hoedanigheid. Ook verslagen en stukken van vorige vergaderingen kunnen handig zijn, vooral als er bijvoorbeeld veel vakjargon wordt gebruikt. Onduidelijkheden? Zoek ze op of vraag ernaar.
Eisen
Van belang is te weten waar de notulen precies voor worden gebruikt. Een verslag dat als bewijsstuk dient, heeft een ander karakter dan een geheugensteuntje. Bespreek dus van tevoren wat de functie van de notulen is. Dit bevordert ook het gerichter aantekeningen maken.
Vergadering
Tijdens de vergadering moeten alle notuleervaardigheden op scherp staan.
Concentratie
Het verslaan van een vergadering vereist snelheid en concentratie. Plan daarom de vergadering bij voorkeur op een gunstig tijdstip, bijvoorbeeld ‘s morgens. Spreek van tevoren met de voorzitter en/of secretaris af dat er voldoende pauze wordt ingelast. Ook is het raadzaam om voor elk agendapunt of elke deelnemer een maximale spreektijd af te spreken.
Luisteren
Probeer tijdens de vergadering de grote lijn (het centrale thema of het agendapunt) vast te houden en weinig aandacht te schenken aan details. De verkregen voorkennis helpt bij het selectief luisteren en scheiding aanbrengen tussen hoofd- en bijzaken. Negeer wat niet relevant is, dat geldt met name bij discussies.
Gestructureerd aantekeningen maken: kolommen
Aantekeningen maken en informatie selecteren kan tegelijkertijd. De meeste mensen hebben de neiging mee te schrijven. En dan meer op te schrijven dan nodig is, uit angst iets over te slaan. Een goed hulpmiddel is de aantekeningen te verdelen over drie naast elkaar staande kolommen die het vergader- en besluitvormingsproces weergeven. Deze eenvoudige structuur dwingt tot een meer analytische vorm van werken en daardoor tot beter luisteren en vaak beknopter aantekeningen maken. De kolommen worden tevens gebruikt als basis voor de alinea-indeling.
- De eerste kolom: inleiding tot het vergaderpunt: het thema.
- De tweede kolom: discussie.
- De derde kolom: afspraken, actiepunten en de besluiten.
Bij de digitaal notuleren fungeert de agenda als format of template. Hierin zijn de vaste onderdelen al aangegeven. De variabele onderdelen worden tijdens de vergadering aangebracht.
Trefwoorden en afkortingen
Associatieve trefwoorden zijn voor de uitwerking vaak al genoeg. Wees wel consequent met afkortingen, tekens of symbolen, zodat de aantekeningen naderhand nog duidelijk zijn. Nog beter is kort en bondig samenvatten, waardoor direct in verkorte en heldere vorm opgeschreven wordt wat van belang is. Schrijf in korte, krachtige zinnen. Dit geldt met name voor de notulist die direct op de pc werkt.
Uitwerking
De kunst is om het verslag zo snel mogelijk na de vergadering te maken.
Lezen
De uitwerkingsfase voor handmatig notuleren vraagt tweemaal zoveel tijd als de vergadering. Bij digitaal notuleren kost de uitwerkingsfase de helft van de tijd. Lees na de vergadering de aantekeningen onmiddellijk door en probeer de sfeer van de vergadering op te roepen. Na een paar dagen is een groot deel van de vergadering al weggezakt. Vul de aantekeningen bij de uitwerking desnoods aan uit het geheugen, maar wees voorzichtig met het vragen van informatie aan deelnemers na de vergadering. Meestal zijn zij niet in staat om hetzelfde te vertellen als tijdens de vergadering. Bij dilemma’s kan de voorzitter na afloop geraadpleegd worden.
Schrappen en schrijven
Niet alle aantekeningen zijn nodig. Deelnemers aan de vergadering verlangen een beknopt en to the point verslag. Het spreekt voor zich dat de informatie uit de eerste kolom (thema) en de derde kolom (actiepunten, afspraken en besluiten) in het verslag wordt weergegeven. Van de aantekeningen uit de tweede kolom (discussie), komt alleen datgene over wat ter zake doet en/of wat beantwoordt aan het doel van het agendapunt in de notulen. Ook ongewenste opmerkingen, zoals geheime informatie of kwetsende opmerkingen staan niet in de notulen.
Taalgebruik
Gebruik de actieve vorm en hanteer de tegenwoordige tijd. Probeer lange zinnen en woorden met meerdere betekenissen te vermijden. Kies voor neutrale woorden en formuleringen. Lees het verslag nog een paar keer goed door om mogelijke taalfouten eruit te halen.
Notulenchecklist
- Staan de gegevens van de vergadering vermeld: datum, aanvang en einde?
- Zijn de deelnemers vermeld: naam en voorletters, titel, functie, eventueel adressen en telefoonnummers, specialisatie en bijzonderheden?
- Is het onderwerp vermeld?
- Zijn de notulen voorzien van een agenda: de datum van verzending, onderwerpen en lijst van personen?
- Wat is het doel van de agendapunten: informatie geven, informatie vragen, discussie, besluitvorming, probleemoplossing of brainstorm?
- Wat is het doel van de notulen: een geheugensteuntje, informatiebron voor niet-aanwezigen, voorbereiding voor een andere vergadering, voorbereiding voor actie, een bewijsstuk of documentatie?
- Ziet het verslag er overzichtelijk uit: gebruik tussenkopjes, witregels tussen de verschillende onderdelen, ruime linkermarge voor aantekeningen?
Opleiding
Een training notuleren volgen? Bij Schoevers kan het!
