Omgaan met de pers

Omgaan met de pers vraagt om speciale aandacht. Vooral grotere bedrijven maken gebruik van eigen persvoorlichters, maar soms behoort het genereren van ‘free publicity’ ook tot het pakket van de secretaresse. Belangrijk is het besef dat een persmedewerker eerst en vooral ten dienste staat van de instelling waarvoor hij werkt, pas daarna van de journalisten.

Inhoud 1 Voorbereiding 2 De pers inschakelen 2.1 Inhoud 2.2 Soort medium 3 Persberichten 4 Tips 5 Media-adressen

Voorbereiding

Goede perswerking begint bij duidelijke afspraken intern over de persvisie van het bedrijf. Wat is onze doelstelling? Welk publiek of doelgroep willen we bereiken? Welke kernboodschappen brengen we naar buiten? Verder is van belang heldere afspraken te maken over wie bevoegdheid tot spreken heeft binnen de organisatie, wie welke rol op zich neemt en wie de verantwoordelijkheid heeft. Denk bij de voorbereiding aan de volgende zaken:

• Bepaal onderwerpen vooraf.
• Ja of nee interview?
• Rust er een embargo op het nieuws?
• Wie zegt wat?
• Wanneer?
• Waar?
• Onderhandel vooraf over inzage en goedkeuring.

De pers inschakelen

De boodschap moet voldoende nieuwswaarde hebben om interesse te generen van de media. Vervolgens is het zaak de keuze voor het juiste medium te maken.

Inhoud

• Nieuws moet daadwerkelijk actueel zijn. Hou dus rekening met de timing. Deadlines voor weekbladen liggen anders dan die voor radio of televisie.
• Mensen moeten zich aangesproken voelen door het onderwerp.
• Des te belangrijker de bron, des te belangrijker het nieuws. Door de boodschap aan te vullen met uitspraken van experts of onderzoeksresultaten, kan het belang zwaarder wegen.

Soort medium

Naast een duidelijke boodschap is het van belang dat de juiste media wordt ingeschakeld. Hou verder rekening met de timing. Deadlines voor weekbladen liggen anders dan die voor radio of televisie.

• Lokale media hebben over het algemeen een kleine redactie en een grote oplage. De kans is groot dat een opvallende actie, een wedstrijd of een mooi fotomoment daar aandacht krijgt.
• Vakbladen zijn vaak geïnteresseerd in branchegerelateerde onderwerpen.
• Voor regionale media moet het nieuws zwaarwegender zijn.
• Voor nationale media geeft het nationaal belang de doorslag.

Persberichten

Of het nu gaat om een fotomoment of een persconferentie, mediamomenten worden altijd aangekondigd met een persbericht (meestal gedrukt en per post verzonden). Informeer collega’s en/of relaties over het verzonden nieuws. Het is vervelend als medewerkers het nieuws uit de krant moeten vernemen. Een goed persbericht voldoet aan de volgende regels:

• kort en zakelijk, maximaal 1 A4;
• begin met het nieuws, beantwoord direct het wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe;
• een pakkende kop als aandachttrekker;
• ‘noot voor de redactie’ in de voetnoot met daarin gegevens van contactpersonen;
• objectief en feitelijk geschreven en dus niet wervend.

Tips

• Geef feiten, geen persoonlijke meningen.
• Spreek namens het bedrijf, nooit voor of over anderen.
• Vertel de waarheid.
• Wees positief. Een defensieve reactie of aanval op de journalist levert niks op.
• Wees bereid toe te lichten. Vermijd ‘geen commentaar’.
• Vertel wat en waarom, zeg niet slechts ‘ja’ en ‘nee’.
• Blijf zakelijk. Praat nooit ‘off the record’.
• Blijf vriendelijk.
• Probeer te enthousiasmeren maar bied nooit aan te betalen voor plaatsing en beloof geen voordeeltjes.

Media-adressen

Handboek van de Nederlandse Pers en Publiciteit, Nijgh Periodieken BV Schiedam. Hierin staat een uitgebreidere lijst met adressen van kranten, bladen, radio en TV.

Algemeen Nederlands Persbureau (ANP) of www.anp.nl, grootste persbureau in Nederland.