Persoonlijke effectiviteit

Een goede secretaresse weet wat er van haar verwacht wordt en speelt daar van tevoren op in. Soms zelfs voordat haar baas het aangeeft. Een goede eigenschap, maar wel een met valkuilen. Persoonlijke effectiviteit betekent bewust en daardoor goed omgaan met het effect van de werkomgeving op het werkgedrag en andersom. Samenwerken, het effectief inzetten van verschillende gedragsstijlen, duidelijk communiceren en conflicten uitpraten dragen bij aan een beter persoonlijke effectiviteit.

Inhoud 1 Samenwerken 1.1 Verwachtingspatronen 1.2 Opstelling 2 De Roos van Leary 2.1 Gedragsstijlen 2.2 Wisselen van gedragsstijlen 3 Conflicten uitpraten 4 Tips voor effectief communiceren 5 Literatuur 6 Opleiding

Samenwerken

Naarmate de samenwerking beter is, is de organisatie effectiever. De doelen van de organisatie en de individuele werknemers worden met een betere samenwerking gemakkelijker bereikt. Naarmate het individu persoonlijk effectiever is, kan de organisatie ook effectiever zijn. Van belang is dus allereerst duidelijk te krijgen wat de organisatie verwacht van haar medewerkers en andersom.

Verwachtingspatronen

Een goed inzicht in de situatie, de taken en de verantwoordelijkheden is het halve werk. Boven tafel krijgen hoe het werk moet worden aangepakt of worden georganiseerd, maakt effectiever handelen makkelijker. Spreek dus duidelijk af wat, waar en wanneer iets wél en niet gewenst is.

Opstelling

Een proactieve houding ten aanzien van het werk maakt de samenwerking beter en het werk leuker. Met een positieve instelling en open vizier de anderen tegemoet treden, verbetert niet alleen de werksfeer, maar motiveert ook collega’s. Dat geldt ook voor het betrokken houden van collega’s. Een beroep doen op het wij-gevoel van de organisatie kan daarbij heel effectief uitpakken. Maak duidelijk waar de grenzen liggen, zonder het onderste uit de kan te willen halen. Een stap terugzetten voor de goede lieve vrede is geen schande en kan op de lange termijn gunstig en effectief uitpakken. Persoonlijke effectiviteit is vooral een zaak van tweerichtingsverkeer: geven en nemen dus.

De Roos van Leary

Persoonlijke effectiviteit is een kwestie van stijl, vooral op het vlak van communicatie. Die (interpersoonlijke) stijl wordt voor een groot gedeelte bepaald door karakter. Dit is moeilijk te veranderen, maar gedrag is weer wel aan te passen. Al in de jaren ’50 van de vorige eeuw heeft de Amerikaanse psycholoog Timothy Leary een interactiemodel opgesteld. In de Roos van Leary wordt schematisch de relatie tussen mensen en hun onderlinge gedrag weergegeven. Het is een van de meest adequate manieren om sociaal gedrag in een-op-eensituaties te beschrijven.

Gedragsstijlen

In het onderstaande model onderscheidt Leary vier typen gedrag, waarbij geldt dat bovengedrag altijd dominant is en ondergedrag altijd submissief (meer ondergeschikt):

	Tegengedrag	Samengedrag
Bovengedrag	dominant onvriendelijk (aanvallen)	dominant vriendelijk (leiden)
Ondergedrag	submissief onvriendelijk (verdedigen)	submissief vriendelijk (volgen)

In zijn algemeenheid geldt dat vriendelijkheid met vriendelijkheid wordt beantwoord en onvriendelijkheid met onvriendelijkheid. Dominantie daarentegen roept ondergeschikt gedrag op en andersom. Een dominante klant die onredelijk blijft, zal volgens dit model dus vriendelijker gaan reageren als hij zelf vriendelijk benaderd wordt.

Wisselen van gedragsstijlen

De gedragsstijl die ingezet wordt, hangt af van de omstandigheden en kan steeds anders zijn. Sommige situaties vragen om meer tact dan de andere. Te weinig tact geeft blijk van weinig respect. Telkens andere accenten leggen, is noodzakelijk. Persoonlijke instelling heeft dus veel invloed op persoonlijke effectiviteit.

Conflicten uitpraten

Conflicthantering is een kwestie van onderhandelen, uitpraten, en goede afspraken maken. Zo kan iedereen weer verder. Hier zijn een paar nuttige tips:

• vermijd emoties
• wees neutraal
• neem de klachten serieus
• kies een goed moment
• wind er geen doekjes om
• wees concreet
• beledig niet
• spreek altijd vanuit jezelf
• leg de oplossing op papier vast

Tips voor effectief communiceren

• Probeer actief te luisteren.
• Blijf vragen stellen wanneer dat moet.
• Zorg voor samenvattingen.
• Wees duidelijk.

Literatuur

Beïnvloed anderen, begin bij jezelf, Bert van Dijk, Thema, 2000

Zo ben ik nu eenmaal, Willem van der Does, Scriptum, Schiedam, 2004

Blijf je werk de baas voor hoog sensitieve personen, Barrie S. Jaeger, Scriptum, Schiedam, 2004

Conflictoplossing op het werk, Rennie Fritchie en Malcolm Leary, Uitgeverij Nieuwezijds, Amsterdam, 2002

Opleiding

Een training of cursus persoonlijke effectiviteit volg je bij Schoevers.