Aspecten/acties
Postverwerking
Grotere organisaties hebben een aparte postkamer voor de postverwerking. Bij kleinere organsaties is het vaak de secretaresse die (een gedeelte van) de post verwerkt. Post komt op veel verschillende manieren binnen: via de fysieke brievenbus, aan de balie, bij de medewerkers, in de postbus op het postkantoor, via de fax en vergeet vooral de elektronische post niet.
Net als bij archiveren (digitaal), is het van belang duidelijke richtlijnen op te stellen. Bij de verwerking van al deze post wordt onderscheid gemaakt tussen de binnenkomende en de uitgaande post. Hieronder staan een aantal vragen die kunnen helpen bij het maken van de richtlijnen. Voor alle poststukken geldt: laat het belang ervan afhangen van de rol die ze spelen bij de taakuitoefening in de organisatie.
Inhoud |
Binnenkomende post
- Waar komt de post binnen (postbussen, postkantoor, balie, algemeen e-mailadres, fax)?
- Wie haalt de post op?
- Wie is er verantwoordelijk voor het aannemen van aangetekende brieven, rembourszendingen enz.?
- Wie mag welke poststukken openmaken?
- Wanneer komt de post binnen?
- Hoe wordt er met binnenkomende post omgegaan (stempels, archiveren)?
- Hoe wordt de post verder in de organisatie verspreid?
Uitgaande post
- Wat is de deadline voor uitgaande stukken?
- Wie brengt de post waarheen?
- Hoe moeten de stukken aangeleverd worden (met of zonder envelop, gevouwen, gesorteerd)?
- Wie frankeert de post?
- Hoe wordt uitgaande post bijgehouden (kenmerk, brievenboek)?
- Wat zijn de procedures voor de verschillende poststukken (mailing, koeriersdiensten, pakketpost)?
- Wanneer gebruik je welk medium (e-mail, fax, brief)?
- Wanneer mag het antwoordnummer gebruikt worden?
Tips
- Sorteer post voor de manager op basis van belangrijkheid en urgentie.
- Check in de agenda wanneer poststukken ondertekend kunnen worden en laat de deadline daarvan afhangen.
- Zorg ervoor dat de posttarieven bekend zijn en er een voorraad postzegels is.
- Laat wie de post open mag maken, afhangen van de adressering. Staat de naam van een persoon of van het bedrijf (voor)op de envelop?
Opleiding
Ook post verwerken leer je bij Schoevers.
