Presenteren

Met de juiste voorbereiding is presenteren niet zo vervelend als sommige mensen denken. En ook hier geldt: oefening baart kunst. Bedenk daarbij dat het houden van een presentatie niet wezenlijk verschilt van de dagelijkse werkzaamheden. Een secretaresse presenteert zichzelf immers al acht uur per dag.

Inhoud 1 Voorbereiding 1.1 Inhoud 1.2 Structuur 1.3 Lengte 1.4 Hulpmiddelen 2 Tijdens de presentatie 3 Tips om de aandacht vast te houden 4 Opleiding

Voorbereiding

Voorbereiding is essentieel. Een goede voorbereiding is terug te zien in de houding van de spreker, de inhoud van de presentatie en de reactie van het publiek. Bij een goede voorbereiding hoort aandacht voor de inhoud, de structuur, lengte .

Inhoud

Bedenk altijd van tevoren wat het doel van de presentatie is: beïnvloeden, overtuigen, motiveren of informeren. Stem de keuze voor de inhoud af op het doel. Bij overtuigen horen argumenten en bij informeren hoort feitelijke informatie. Inhoudelijk dient de voordracht afgestemd te zijn op het kennisniveau en de belangstelling van het publiek. Een duidelijke analyse van doel en doelgroep helpt niet alleen bij het bepalen van de inhoud van het onderwerp, maar tevens bij het inschatten van vragen die achteraf gesteld (kunnen) worden. Een spreker moet zelf genoeg kennis hebben van het onderwerp. Dat helpt bij het beantwoorden van eventuele vragen en zorgt voor meer zelfverzekerdheid. Focus op de belangrijkste feiten en schrap de ballast: Keep it Sweet, Keep it Short and Keep it Simple. De boodschap moet dus uitnodigen en prikkelen, niet te lang zijn en vooral niet te veel informatie bevatten. Dit komt ook de duidelijkheid van de boodschap ten goede.

Structuur

Breng een duidelijk begin, middenstuk en afsluiting in de presentatie aan. De belangrijkste gegevens dienen in alle drie de onderdelen terug te komen, telkens met andere voorbeelden of argumenten. Dit is nodig omdat de toehoorders anders de draad van het verhaal kwijtraken. Een goed begin is het halve werk. Een goede metafoor, een krachtige uitspraak, een aansprekend en herkenbaar beeld of het gebruik van retorische vragen in de opening wekt de interesse en betrekt het publiek direct bij het verhaal. Het is wel zaak dat het publiek de link met het onderwerp ondubbelzinnig en direct begrijpt en oppakt.

Lengte

Hanteer bij het maken, dan wel uitschrijven van de presentatie de volgende vuistregel: een A4 met tekst is ongeveer gelijk aan vijf tot zes minuten spreken (enkele regelafstand, corps 14). En de ervaring leert dat daar tijdens de voordracht vaak nog 20 tot 25% aan tijd bijkomt. Bij het gebruik van PowerPoint-dia’s komt daar nog drie minuten per dia bij. Geoefende sprekers houden hun presentatie vaak met halve A4’tjes in de hand. Deze hebben het formaat van A5-systeemkaarten. De tekst staat erop met dubbele regelafstand, omdat dan de laatste ingevingen er nog makkelijk tussen gezet kunnen worden.

Hulpmiddelen

Veel gebruikte hulpmiddelen bij presentaties zijn flip-overs, hand-outs, overheadprojectoren (sheets) en/of beamers (PowerPoint). Als deze middelen op de juiste wijze worden ingezet, zijn ze zeer effectief. Ook minder visuele presentaties die worden aangevuld met goed gekozen beelden, trefwoorden, spannende statements of aanvullend cijfermateriaal en statistieken, versterken de boodschap en brengen rust aan in het verhaal. Op het moment dat deze afbeeldingen de boodschap vervangen in plaats van ondersteunen, gaat het mis. Ook het gebruik van het verkeerde instrument heeft een averechts effect en leidt af van het doel en de boodschap. Denk bij het gebruik van hulpmiddelen altijd aan de volgende punten:

• Afbeeldingen moeten aanvullen, niet herhalen of vervangen.
• Afbeeldingen met grote lappen tekst leiden af. Beter is het om treffende of prikkelende steekwoorden te gebruiken.
• Let op puntgrootte van de letters.
• Zorg voor een aantrekkelijke lay-out.
• Gebruik niet meer dan tien afbeeldingen per presentatie. Ook te veel visuele informatie leidt af.

Tijdens de presentatie

Na een goede voorbereiding en een paar keer oefenen komt het moment zelf: de presentatie. Let tijdens de voordracht op de volgende dingen:

• Wees enthousiast: de aandacht van het publiek hangt voor een groot deel af van eerste indruk.
• Vermijd zaken die afleiden: rinkelende armbanden en uitdagende kleding onttrekken de aandacht aan waar het om gaat.
• Let op oogcontact: het maken van oogcontact heeft als belangrijk voordeel dat de toehoorders betrokken worden bij het verhaal.
• Bouw rust in: dit geeft de toehoorders de gelegenheid om de stroom informatie te verwerken en de spreker om op adem te komen en zich voor te bereiden op de volgende stap.
• Let op ademhaling: door driemaal diep vanuit de onderbuik adem te halen, wordt de ademhaling gereguleerd.
• Let op stemgebruik: een rustige, gedecideerde toon spoort het publiek aan tot luisteren. Breng variatie aan in tempo, ritme en intonatie.

Tips om de aandacht vast te houden

• Losjes rondlopen en met handen gebaren houden de aandacht van het publiek vast.
• Dwing mensen een bepaalde richting op te kijken door te gebaren of te wijzen.
• Als iemand in het publiek gaapt of de blik afwendt, helpt het om een paar stappen in de richting van die persoon te nemen.

Opleiding

Succesvol presenteren leer je bij Schoevers.