Aspecten/acties
Proactiviteit
Leuker werk en meer uitdagingen. Hoewel bijna alle secretaressen tevreden zijn met hun baan en werk, hebben velen toch het gevoel dat ze veel meer kunnen dan waarvoor ze worden ingezet. Dat vergroot niet alleen het plezier in het werk, maar ook hun nut voor de organisaties en opdrachtgevers. Die twee gaan samen, vinden ze. En gelijk hebben ze. Een proactieve houding levert altijd iets positiefs op. Hoe het werkt? Lees vooral verder.
Inhoud |
Het effect van proactiviteit
Wat wordt gevraagd van de secretaresse heet tegenwoordig als een proactieve rol. En dat vraagt weer om een proactieve opstelling. Weg met de routine! Die is er vanzelf. Probeer liever de leuke kanten van het werk te ontdekken. Vooral als het om de soms onvermijdelijke routine gaat, want die is er natuurlijk ook. Maar verder is het toch ook de ‘verpakking’ van het werk. Voor bedrijven is het belangrijk dat hun medewerkers een zekere affiniteit hebben met de branche, het product of het soort dienstverlening. Of bereid te zijn en het leuk vinden om kennis daarover op te doen. Ga daarbij een stap verder. Een brief die er goed uitziet en die met zorg is opgesteld, doet meer dan zomaar brief.
Kansen grijpen en maken
Elke werkdag doen zich situaties voor die proactief kunnen zijn. Grijp die kansen of probeer ze te maken. Enkele voorbeelden:
- leg op eigen initiatief een knipselmap aan;
- probeer een ideale plek te vinden tussen al die verschillende soorten managers;
- lees een boek over de laatste ontwikkelingen in de branche en doe iets met die informatie;
- weet wat de baas doet en wat er uit zijn handen kan worden genomen.
De cirkels van betrokkenheid en invloed
Het bovenstaande wordt nog wat duidelijker als daar ter illustratie de cirkels van auteur Stephen Covey geplaatst worden. Deze cirkels geven de mate van proactiviteit aan. In de cirkel van betrokkenheid staan onderwerpen of zaken waarbij iemand in meer of mindere mate betrokken is. Daarbuiten vallen de onderwerpen waarmee iemand niet zo veel mee te maken heeft. Binnen de cirkel van betrokkenheid kan onderscheid gemaakt worden tussen de niet en de wel beïnvloedbare zaken. Laatstgenoemde zaken, staan in een kleinere cirkel binnen de cirkel van betrokkenheid: dat is de cirkel van invloed.
Proactieve en reactieve mensen
Bij proactieve mensen breidt de cirkel van invloed zich uit. Hun positieve energie richt zich op veranderingen van binnenuit. Proactieve mensen laten hun handelen afhangen van besluiten en daarbij laten ze zich leiden door waarden. Zij richten zich dus op de onderwerpen waarop ze (in)direct invloed kunnen uitoefenen. Deze proactieve aandacht of positieve energie strekt zich steeds verder uit en vergroot op die manier de cirkel van invloed. Bij reactieve mensen gebeurt het tegenovergestelde. Zij richten zich op problemen of onderwerpen die zich buiten hun invloedssfeer bevinden, dus op zaken in de cirkel van betrokkenheid. Reactieve mensen laten hun gedrag afhangen van omstandigheden, waarbij ze zich voornamelijk laten leiden door gevoelens. In plaats van te handelen, laten zij het gebeuren. Een dergelijke gerichtheid genereert veel negatieve energie, waardoor de cirkel van invloed verkleint.
Het resultaat van een proactieve opstelling
Een proactieve opstelling maakt minder leuk werk vanzelf leuker en zorgt voor aanvoer van het leukste werk. Dat geeft voldoening, schept ook meer verantwoordelijkheid en trekt dus de aandacht. Met dat laatste is het een beetje uitkijken. Te proactief worden, neemt het effect weg. Maar durf gerust initiatieven te nemen of die in ieder geval voor te stellen. De effectiviteit van secretaressen die initiatieven nemen, ligt veel hoger dan van collega’s die dat niet doen. Sommige deskundigen spreken van meer dan een verdubbeling van de effectiviteit.
Literatuur
De zeven eigenschappen van effectief leiderschap, Stephen Covey, Contact, Amsterdam, 2002
Leidinggeven tussen professionals, Marcel J. Wanrooy, Scriptum, Schiedam, 2001
Opleiding
Een proactieve professional word je bij Schoevers.
