Aspecten/acties
Reisinformatie
Het boeken van zakenreizen is één van de taken van secretaressen. Zij regelen voor de directieleden en managers alles wat er bij het reizen naar het buitenland komt kijken.
Inhoud |
Vlucht boeken
Wanneer je een vlucht moet boeken voor managers of directieleden is het handig om op het internet te kijken bij de verschillende luchtvaartmaatschappijen. In de meeste gevallen wordt er vanaf Schiphol gevlogen. Op de website van Schiphol [[1]] wordt een overzicht gegeven van alle vluchten die er vertrekken en aankomen. Door aan te geven met welke maatschappij er wordt gevlogen, vind je alle gegevens die nodig zijn om een vlucht te boeken. Vliegen vanaf de kleinere luchthavens op Eindhoven en Rotterdam wordt steeds gebruikelijker. Op de websites van Eindhoven airport[[2]] en Rotterdam Airport [[3]] kunnen vluchten worden geboekt. Maakt het niet uit met welke maatschappij er wordt gevlogen, dan kan de site 'goedkope vluchten' uitkomst bieden[[4]].
Voorbereiding op de reis
Doel van de reis
Bij het boeken van een reis is het verstandig om ook het doel van de reis erbij te vertellen. Voor een bezoek aan een beurs of een conferentie kunnen speciale tarieven gelden.
Bestemming en overstappen
Grote steden hebben meerdere luchthavens. Boek je de verkeerde luchthaven, dan verliest je baas veel tijd. Probeer om zoveel mogelijk rechtstreekse vluchten te boeken. Is een overstap noodzakelijk, informeer dan of de bagage opnieuw moet worden ingecheckt.
Vertrek- en aankomsttijden
Geef de lokale (!) tijden. Plan een buffertijd in, vliegtuigen kunnen vertraging oplopen. Zorg ervoor dat je baas de tijd heeft om na een lange reis op verhaal te komen. Houd in je planning rekening met tijdsverschillen en controleer van tevoren de tijdzones. Zorg ook dat je doorgeeft wie je baas eventueel komt afhalen.
Dieetwensen en andere voorkeuren
Geef tijdig de wensen van je baas door. In sommige klassen bestaat de mogelijkheid om een stoelvoorkeur door te geven.
Visa
Is een visum noodzakelijk voor een land? Informeer ook of een ‘single entry’ of ‘multiple entry’ visum gewenst is. Ook bij een stop-over kan een visum noodzakelijk zijn. De aanvraag voor een visum kan van land tot land verschillen. Deze informatie dien je tijdig – minimaal vier tot zes weken van tevoren – op te vragen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Identiteitsbewijzen
Houd rekening met de geldigheid van het paspoort of een identiteitsbewijs. Voor de meeste landen dient het paspoort nog minstens een half jaar geldig te zijn, anders word je niet toegelaten. Vraag voor frequente reizigers twee paspoorten aan. Wanneer het ene paspoort voor een visumaanvraag bij de ambassade ligt, kan met het andere paspoort worden gereisd. Voor Arabische landen is Arabische vertaling met stempel van het Ministerie van Buitenlandse zaken noodzakelijk. Het reizen naar Amerika is een verhaal apart. Door de verscherpte grenscontroles willen de eisen die aan paspoorten worden gesteld nog wel eens veranderen. Win dus tijdig informatie in over de eisen waaraan het paspoort moet voldoen.
Transport
Hoe komt je baas van de luchthaven naar zijn hotel of andere plaats van bestemming? Als er een huurauto moet klaarstaan, houd dan rekening met de klasse en de gewenste uitgebreidheid van de verzekering. Controleer de geldigheid van het rijbewijs, want autoverhuurbedrijven accepteren geen verlopen rijbewijzen. Voor sommige landen is een internationaal rijbewijs nodig: deze kun je opvragen bij de ANWB.
Betaalmiddelen
Heeft je baas genoeg vreemd geld bij zich? Kan er in het land van bestemming op voldoende locaties met een creditcard worden betaald? In sommige landen zijn travelers checques noodzakelijk, deze moet je aanvragen via de bank. Maak kopieen van het paspoort en de betaalpassen (schrijf daarbij de pincodes) en bewaar die op een veilige plaats. Bij verlies of diefstal kun je alle gegevens nog terugvinden.
Bereikbaarheid onderweg
Maak een overzichtelijk draaiboek van de hele reis met daarin duidelijke, op datum gerangschikte, overzichten van de adressen die onderweg worden bezocht, compleet met alle telefoon- en/of faxnummers en/of e-mailadressen. Zet daarbij de juiste toegangsnummers voor het telefoneren naar de verschillende landen en alle belangrijke telefoonnummers van de hotels, de luchthaven(s), de te bezoeken zakenrelaties, contactpersonen op kantoor, ambassade of consulaat ter plekke, alarmnummers ter plaatse, collect nummers, etc. Denk ook aan alle vertrek- en aankomsttijden, de routes die worden afgelegd, afspraken en contactadressen.
Medische zaken
De meeste medicijnen zijn internationaal erkend, maar bij minder bekende medicijnen verstrekken apotheken beschrijvingen voor het buitenland. Zorg dat je baas die bij zich heeft als hij bepaalde medicijnen gebruikt. Informeer bij de GGD [5] welke inentingen noodzakelijk tegen ziekten die veel voorkomen in bepaalde landen. Let er ook op hoe lang van tevoren je moet worden ingeënt.
Voltage en stekkers buitenland
Houd in de gaten welk voltage wordt gebruikt in het land waar men naartoe gaat. Meestal is een adapter nodig. Let op: laptops zijn vaak uitgerust met een zogenaamd dual voltage (240V, 50/60Hz) en daarmee geschikt voor zowel 110/120 volt als 220/240 volt. Denk ook aan een wereldstekker.
Munteenheden
| Argentinië | Argetijnse peso/centavo |
|---|---|
| Australië | Australische dollar/cent |
| België | Euro |
| Brazilië | Reaal/centavo |
| Bulgarije | Lev/stotinka |
| Canada | Canadese dollar/cent |
| Cuba | Cubaanse peso/centavo |
| Denemarken | Deense kroon/øre |
| Duitsland | Euro |
| Egypte | Egyptische pond/piaster |
| Finland | Euro |
| Frankrijk | Euro |
| Griekenland | Euro |
| Groenland | Deense kroon/ore |
| Groot-Brittanië | Engelse pond/pence |
| Hongarije | Forint/filler |
| Ierland | Euro |
| India | Rupee/paisa |
| Indonesië | Indonesische Rupiah/sen |
| Irak | Iraakse dinar/fil |
| Iran | Iraanse rial/dinar |
| Israël | Nieuwe sjekel/agora |
| Italië | Euro |
| Japan | Yen/sen |
| Joegoslavië | Dinar/para |
| Jordanië | Jordaanse dinar/fil |
| Libanon | Libanese pond/piaster |
| Libië | Libische dinar/dirham |
| Liechtenstein | Zwitserse frank/centime |
| Luxemburg | Euro |
| Madeira | Portugese escudo/centavo |
| Maleisië | Ringgit/sen |
| Marokko | Marokkaanse dirham/centime |
| Mexico | Mexicaanse peso/centavo |
| Monaco | Euro |
| Nederland | Euro |
| Nederlandse Antillen | Antilliaanse gulden/cent |
| Nieuw-Zeeland | Nieuwzeelandse dollar/cent |
| Noorwegen | Noorse kroon/øre |
| Oostenrijk | Euro |
| Pakistan | Pakistaanse rupee/paisa |
| Polen | Zloty/grosz |
| Portugal | Euro |
| Roemenië | Leu/ban |
| Russische Federatie | Roebel/kopek |
| Saoedi-Arabië | Saudische riyal/halalah |
| Singapore | Singapore dollar/cent |
| Soedan | Soedanese dinar/piaster |
| Spanje | Euro |
| Suriname | Surinaamse gulden/cent |
| Syrië | Syrische pond/piaster |
| Tsjechië | Koruna/haleru |
| Tunesië | Tunesische dinar/millime |
| Turkije | Turkse lire/kurus |
| Verenigde Staten | US-dollar/cent |
| IJsland | IJslandse kroon/aurar |
| Zuid-Afrika | Rand/cent |
| Zweden | Zweedse kroon/öre |
| Zwitserland | Zwitserse frank/centime |
Zakelijke bestemmingen in het buitenland
| Van Amsterdam naar | Tijdsverschil | Minimale vliegtijd | Tel. toegangscode |
|---|---|---|---|
| Aberdeen | -1 uur | 1:35 | 00 44 1224 |
| Antwerpen | 0:40 | 00 32 3 | |
| Athene | +1 uur | 3:25 | 00 30 1 |
| Bangkok | +6 uur | 11:05 | 00 66 2 |
| Barcelona | 2:10 | 00 34 3 | |
| Beijing | +7 uur | 9:20 | 00 86 |
| Berlijn | 1:15 | 00 49 30 | |
| Bonn | 1:00 | 00 49 228 | |
| Boston | -6 uur | 7:40 | 00 1 617 |
| Brussel | 0:40 | 00 32 2 | |
| Dublin | - 1 uur | 1:35 | 00 353 1 |
| Düsseldorf | 0:50 | 00 49 211 | |
| Edinburgh | -1 uur | 1:30 | 00 44 131 |
| Frankfurt | 1:15 | 00 49 69 | |
| Genève | 1:25 | 00 41 22 | |
| Hamburg | 1:05 | 00 49 40 | |
| Hannover | 1:10 | 00 49 511 | |
| Helsinki | +1 uur | 2:30 | 00 358 9 |
| Hongkong | +7 uur | 11:15 | 00 852 |
| Houston | -7 uur | 10:05 | 00 1 713 |
| Innsbruck | 1:45 | 00 43 512 | |
| Johannesburg | +1 uur | 10:40 | 00 27 11 |
| Keulen | 1:00 | 00 49 221 | |
| Kopenhagen | 1:25 | 00 45 | |
| Kuala Lumpur | +7 uur | 12:10 | 00 60 |
| Leeds Bradford | -1 uur | 1:10 | 00 44 113 |
| London Heathrow | -1 uur | 1:10 | 00 44 171/181 |
| Luxemburg | 1:05 | 00 352 | |
| Lyon | 1:35 | 00 33 | |
| Madrid | 2:35 | 00 34 1 | |
| Malmö | 1:55 | 00 46 40 | |
| Manchester | -1 uur | 1:15 | 00 44 161 |
| Marseille | 2:00 | 00 33 | |
| Miami | -6 uur | 9:25 | 00 1 305 |
| Milaan | 1:40 | 00 39 2 | |
| München | 1:25 | 00 49 89 | |
| New York | -6 uur | 7:55 | 00 1 212 |
| Nice | 1:55 | 00 33 | |
| Oslo | 1:45 | 00 47 | |
| Parijs | 1:05 | 00 33 | |
| Praag | 1:25 | 00 420 2 | |
| Salzburg | 1:50 | 00 43 662 | |
| Singapore | +7 uur | 12:20 | 00 65 |
| Southampton | -1 uur | 1:15 | 00 44 1703 |
| Stockholm | 2:05 | 00 46 | |
| Stuttgart | 1:35 | 00 49 711 | |
| Taipei | +7 uur | 15:45 | 00 886 2 |
| Tokyo | +8 uur | 11:05 | 00 81 3 |
| Wenen | 1:45 | 00 43 1 | |
| Washington DC | -6 uur | 8:25 | 00 1 202 |
| Zürich | 1:25 | 00 41 1 |
(In bovenstaand overzicht is geen rekening gehouden met eventuele zomertijden)
