Sociaal functioneren

Sociaal functioneren betekent thuis zijn in elke organisatie. En dat betekent weer op de hoogte zijn van de organisatiecultuur en de verwachte werkhouding. Het is duidelijk dat dit niet makkelijk in taakuren te vatten valt. Geschat wordt dat secretaressen twintig procent van hun tijd besteden aan sociaal functioneren. Een volwaardig onderdeel van het werk dus!

Organisatiecultuur

De cultuur binnen een organisatie bestaat uit geschreven en ongeschreven regels. Deze regels hebben invloed op de werkwijze, maar ook op de omgangsvormen, de dresscode en de sfeer in het bedrijf. Veel van die cultuurgebonden regels komen boven tafel door van tevoren een profiel samen te stellen van het bedrijf.

Het is handig daarvoor te kijken naar bedrijfsfolders, brochures voor klanten, personeelsbladen en de website. Tussen de regels door valt vaak veel te lezen. De toonzetting, lay-out en de huisstijl geven veel informatie over wat de reputatie of het imago is dat het bedrijf nastreeft. Ook die zaken geven een deel van de heersende cultuur prijs.

Alvast een kijkje nemen bij het bedrijf om de sfeer te proeven, is ook een goede graadmeter. Zo is veel af te lezen aan de formele of informele kleding van (toekomstige) collega’s, het taalgebruik, maar ook het gebouw en de inrichting.

Werkhouding

De werkhouding moet voldoen aan het verwachtingspatroon van de werkgever. Daarin speelt inzet een rol, maar vooral ook opstelling. De bereidheid om aan te passen aan de werkwijze van het bedrijf en deze eigen te maken. Wees proactief en ga na welke procedures er gelden en wat er precies van je verwacht wordt.

Raadzaam is ook erachter te komen welke mensen invloed hebben of de beslissingen nemen. Dat hoeft niet altijd een leidinggevende te zijn. Medewerkers op belangrijke afdelingen of bedrijfsonderdelen kunnen vaak de meest zwaarwegende beslissingen in het bedrijf nemen.

Tips

• Maak een kennismakingsronde. Zorg dat binnen het bedrijf bekend is wie je bent en wat je doet. Vraag ook aan die persoon wat hij of zij op die afdeling doet. Op die manier heb je een gezicht voor ogen als bijvoorbeeld een klant naar die collega moet worden verwezen.
• Stel een lijst op met veel voorkomende telefoonnummers. Dit kunnen nummers van zowel collega’s zijn als van klanten en leveranciers.
• Maak ook een lijst met (naaste) collega’s en hun functie met een eventuele beschrijving, zodat je ze sneller bij naam leert kennen.
• Noteer ook veel gehanteerde afkortingen van bijvoorbeeld afdelingen en leer zo de geheimtaal van het bedrijf.
• Probeer, als dit mogelijk is, een aantal keren het werkoverleg of de vergadering bij te wonen. Ook het doornemen van de notulen kan heel leerzaam zijn.