Timemanagement

Er zitten zestig minuten in een uur, vierentwintig uren in een dag en een week heeft zeven dagen. Dat zijn vaststaande gegevens die voor sommige mensen behoorlijk beklemmend zijn. Zij komen altijd tijd tekort en krijgen nooit af wat ze af wilden hebben. Toch kan iedereen invloed uitoefenen op zijn eigen tijdsindeling, dit heet timemanagement.

Verschillende soorten tijdgebrek

Iedereen ervaart tijd op een andere manier, ondanks dat de tijd gemeten wordt met een eenduidig systeem. Mensen die weten hoe ze tijd ervaren, weten ook welke oplossing zij voor hun probleem in kunnen zetten.

Kwantitatief tijdgebrek

Kwantitatief tijdgebrek betekent echt tijd tekort hebben. De hoeveelheid opgekregen werk is dan te groot om in de afgesproken tijd te doen. Harder werken is geen oplossing, want dat houdt niemand lang vol. Voor dit soort tijdgebrek moet een structurele oplossing worden gezocht, bijvoorbeeld iemand extra aannemen.

Kwalitatief tijdgebrek

Kwalitatief tijdgebrek betekent ervaren dat er te weinig tijd is om aan de echt belangrijke zaken te werken, oftewel aan de zaken die op langere termijn van belang zijn. Voor dit soort tijdgebrek is met timemanagement winst te boeken.

Psychologisch tijdgebrek

Psychologisch tijdgebrek betekent het gevoel hebben geleefd te worden door werk, studie of sociaal leven. Ook kan het zijn dat iemand bepaalde persoonseigenschappen bezit die minder goed samengaan met timemanagement.

Model van Eisenhower

Niet alle werkzaamheden zijn even belangrijk of dringend, al lijkt dit vaak wel zo. Eisenhower was president van de Verenigde Staten en ontwikkelde een model waarmee bepaald kan worden hoe belangrijk of dringend taken eigenlijk zijn.

 Prioriteit A (eigen werk) 
 -crisisbestrijding 
 -urgente problemen 
 -deadlines 
 
 Nu doen!

 Prioriteit B
 -nieuwe planning en voorbereiding
 -ontwikkelen nieuwe methodes
 -werken aan een goede samenwerking
 -vakliteratuur
 Inplannen

 Prioriteit C
 -(sommige) vergaderingen
 -overname andermans 'crisiswerk'
 -onnodige telefoongesprekken/interrupties
 
 
 Niet (zelf) doen, delegeren

 Prioriteit D
 -bepaalde post
 -bepaalde telefoongesprekken
 -sommige klusjes
 -afleidende activiteiten
 Laten liggen of plannen 
 tijdens komkommertijd

Door elke taak in een bepaald kwadrant neer te zetten, komt er een rangorde in de werkzaamheden. Hou deze rangorde vast en de werkdag wordt een stuk overzichtelijker!

Timemanagementtechnieken

• Stel doelen. Ken de doelen van de organisatie. Dit helpt bij het bepalen wat belangrijk is in het leven en het werk.
• Stel prioriteiten. Dit is een doorlopend proces. Bij elke taak moet afgevraagd worden hoe belangrijk het is. Koppel het prioriteiten stellen aan de doelen.
• Plan en organiseer. Voorbereid zijn op wat gaat komen, geeft rust.
• Zeg bewust ‘ja’ en waar nodig ‘nee’. ‘Ja’ zeggen betekent weten waar ‘ja’ tegen gezegd wordt en dus hoe veel tijd het kost en hoe urgent het is. ‘Nee’ zeggen als iets echt niet lukt of kan, wordt door niemand kwalijk genomen.
• Help elkaar. Zorg dat degene die goed is in bepaalde taken, die taken ook uitvoert. Lukt iets niet? Vraag hulp, dat gaat vaak sneller dan zelf uren op een oplossing puzzelen.
• Werk efficiënt. Organiseer de werkplek goed en maak systemen die voor iedereen inzichtelijk zijn.

Logboek bijhouden

Weet waaraan tijd verloren gaat. Dit is gemakkelijk inzichtelijk te maken door het bijhouden van een logboek. Let bij het maken van een logboek op de volgende zaken:

• hou minstens drie dagen een logboek bij;
• maak van tevoren een (dag)planning;
• schrijf alle werkzaamheden en onderbrekingen op, inclusief de tijd;
• zorg voor zoveel mogelijk informatie (in opdracht van wie, bijzondere taak enz.);
• zie de tijd die het bijhouden van een logboek kost als een investering;
• leg de planningen en het logboek naast elkaar, trek conclusies en doe daar iets mee.

Opleiding

Goed met tijd omgaan, is belangrijk. Daarom heeft Schoevers diverse opleidingen waarin dit aan bod komt.