Aspecten/acties
Werkplekken
Organisaties kunnen de werkplekken van hun medewerkers op verschillende manieren indelen. Dit heeft te maken met het type bedrijfsvoering, de mate van flexibliteit van de organisatie en de mogelijkheid om moderne (communicatie)technieken in te zetten. De meeste bedrijven hanteren nog steeds de traditionele, vaste werkplekken voor hun vaste werknemers. Medewerkers werken dan in een eigen kamer of delen een kamer met een of meerdere collega's. In zogenaamde kantoortuinen werken meerdere medewerkers bij elkaar in dezelfde, open ruimte. Het traditionele kantoor waarin iedereen een vaste werkplek heeft, wordt steeds vaker ingericht met zogenaamde flexibele werkplekken. Van oudsher heeft een secretaresse een vaste werkplek in het kantoor (meestal dichtbij de leidinggevende). De laatste tijd is er ook voor secretaressen een verschuiving zichtbaar: bij sommige organisaties kunnen zij, net als hun collega's, regelmatig thuis werken.
Inhoud |
Soorten werkplekken
Basiskantoor
Op een basiskantoor zit een secretaresse over het algemeen samen met medewerkers van hetzelfde team, groep of afdeling in een kantoorgebouw. Het kantoor is het traditionele idee van een werkplek. Het geeft de mogelijkheid om ‘face to face’ te communiceren met collega’s en het management. Het basiskantoor is vooralsnog de meest voorkomende werkplek voor secretaressen.
Telewerkplek
Is de werkplek op afstand van het basiskantoor, dan heet dat een telewerkplek. Om te kunnen communiceren met collega’s en/of het management moet er gebruik worden gemaakt van moderne informatietechnologie, zoals bellen, mailen en faxen. ‘Face to face’ communicatie met anderen wordt door de telewerkplek ingewikkelder. De werkzaamheden die zijn verricht worden alleen beoordeeld en aangestuurd op grond van de output.
Thuiswerkplek
Langzamerhand wordt het steeds meer geaccepteerd dat secretaressen regelmatig thuis werken. De werkplek is dan gesitueerd in de woning van de secretaresse. Thuiswerken biedt de secretaresse de mogelijkheid om privé en werk in elkaar te integreren. Gezamenlijke faciliteiten zoals een bibliotheek en (secretariële) ondersteuning ontbreken. Op de thuiswerkplek moet moderne informatietechnologie aanwezig zijn, want dat is de enige manier om te communiceren met collega’s en/of managers.
Satellietkantoor
Als telewerkers binnen één organisatie gebruik kunnen maken van een kantoorgebouw dan spreken we over een satellietkantoor. In het kantoor zijn alle faciliteiten voor informatietechnologie aanwezig. Onder de verantwoordelijkheid van een beheerder is het mogelijk om in contact te blijven met het basiskantoor. Doordat er gezamenlijk op een plek wordt gewerkt, wordt de interactie tussen medewerkers gestimuleerd.
Business Centre
Door commerciële aanbieders worden er in een kantoorgebouw 'business centres' en telewerkplekken verhuurd. Deze kantoren zijn vaak gelegen op plaatsen dichtbij uitvalswegen en bij luchthavens en treinstations. De werkplekken zijn uitgerust met moderne informatietechnologiefaciliteiten, waarmee contact kan worden gelegd met het basiskantoor.
Gastwerkplek
Wanneer je als freelancer regelmatig voor dezelfde opdrachtgever of cliënt werkt, dan is het mogelijk dat je daar een eigen werkplek krijgt . Hierdoor wordt de communicatie met de cliënt of opdrachtgever versimpeld en is er toegang tot hun informatiebronnen en faciliteiten, zoals databestanden en archieven. Op een gastwerkplek wordt voor de communicatie met collega’s en management gebruik gemaakt van de aanwezige informatietechnologische toepassingen en faciliteiten.
Instant-werkplek
Soms is er geen werkplek, maar er moet wel gewerkt worden. Dan kan er op een plaats die oorspronkelijk niet bedoeld is om te werken een werkplek worden gecreëerd. Zo'n instant-werkplek heeft als voordeel dat tijd en plaats niet uitmaken, er kan overal worden gewerkt. Gebruik maken van gezamenlijke faciliteiten is dan vaak erg lastig.
Gevolgen voor de secretaresse
De traditionele werkplek, het basiskantoor, wordt steeds vaker verruild voor een andere werkplek. Voor de secretaresse betekent dit dan de functie verandert. Zorgt het basiskantoor ervoor dat de grenzen tussen de afdelingen gesloten zijn, door telewerken worden deze steeds opener en vervagen ze. De secretaresse zal niet meer per definitie alleen samenwerken met de manager, maar meer in wisselende team- en projectverbanden werkzaam zijn. Het zwaartepunt van de samenwerking komt te liggen bij de prestatie. Doordat er verschillende werkplekvormen zijn, wordt de mobiliteit en flexibiliteit van werknemers vergroot. Ze zijn niet meer gebonden aan hun bureau. Daar staat tegenover dat er helder, duidelijk en betrouwbaar met elkaar moet worden gecommuniceerd om de afstand te overbruggen.
De toekomstige werkplek
Een secretaresse werkt in de meeste gevallen op het basiskantoor. Er wordt verwacht dat zij altijd op haar plek zit. Wil je als secretaresse flexibeler werken en niet vast zitten op het basiskantoor, dan kan je dit bij de leidinggevende aangeven. Het is verstandig dit gesprek goed voor te bereiden, want de leidinggevende kan met de volgende argumenten komen:
- een secretaresse kan niet gemist worden op de werkvloer
- doordat je op een andere plek werkt, ben je onbereikbaar
- de telefoon wordt op kantoor niet opgenomen
- bij onverwacht bezoek is er geen gastvrouw aanwezig
- de controle op je werkzaamheden neemt af
- de binding met collega’s en de organisatie neemt af
Ga dus voor jezelf goed na waarom je bepaalde werkzaamheden thuis wilt uitvoeren en op welke manier de argumenten van de leidinggevende kunnen worden opgelost. Denk bijvoorbeeld aan:
- als de leidinggevende de deur uit is, dan is het voor hem/haar niet van groot belang dat jij op je plaats zit, want dan is er toch geen 'face to face' communicatie mogelijk.
- er kunnen afspraken worden gemaakt over de tijden dat je thuis werkt en die ook je leidinggevende uit komen.
- door technologische ontwikkelingen is communiceren veel gemakkelijker geworden. Bellen of mailen kost vaak minder tijd dan naar iemand toe moeten lopen.
- De telefoon kan worden doorgeschakeld, zodat die altijd wordt beantwoord.
- flexibel werken betekent niet dat je nooit meer op kantoor komt, maar dat je bijvoorbeeld één dag thuis blijft werken.
