Aspecten/acties
Werkzaamheden
Een secretaresse heeft binnen de organisatie waar ze werkzaam is een eigen takenpakket en verantwoordelijkheden. De werkzaamheden bestaan uit:
Inhoud |
Het bijhouden van afspraken in de agenda
De agenda bijhouden is een zelfstandige taak van de secretaresse. Ze organiseert, regelt en noteert afspraken voor managers of directieleden van haar afdeling. Secretaressen bewaken de agenda en als er een afspraak niet kan worden nagekomen dan lost ze dit probleem op.
Correspondentie
Door de komst van e-mail zijn de correspondentiewerkzaamheden van een secretaresse veranderd. Het opstellen van brieven of teksten is geen dagelijkse taak meer en steno en dictafoon zijn geheel van de werkvloer verdwenen. Als er nu teksten moeten worden opgesteld dan wordt dit voornamelijk zelfstandig door de secretaresse gedaan. Ook zijn moderne managers eraan gewend om zelf met de computer teksten te produceren. De secretaresse heeft dan tot taak deze teksten na te lezen, eventueel te corrigeren en volgens de huisregels te versturen. De correspondentie wordt voornamelijk in het Nederlands of Engels gevoerd. Andere talen spelen op de meeste kantoren geen rol.
Beantwoorden van telefoon, e-mail en fax
De secretaresse is het visitekaartje van het kantoor of de afdeling. Ze is de spil in de interne- en externe communicatie. Ze beantwoordt de telefoon, schakelt mensen door, zorgt voor informatieverstrekking, ontvangt bezoek en onderhoudt contacten met interne en externe afdelingen.
Post verwerken
Dagelijks is er binnen een organisatie een grote binnenkomende en uitgaande stroom van documenten. Is de organisatie niet groot genoeg voor een centrale postkamer dan is de secretaresse verantwoordelijk voor de in- en uitkomende post. Elke secretaresse ontvangt, verspreidt en schrijft de post in. Directiesecretaressen en officemanagers hebben de taak zelfstandig de post te beoordelen, af te handelen en de follow-up te bewaken. Daarnaast zien zij erop toe dat bij alle uitgaande post de huisstijl van de organisatie wordt gehanteerd (bedrijfslogo, tekstindeling, spelling, afkorting en namen).
Het archiveren van stukken
Binnen een organisatie is het van groot belang dat de benodigde informatie bij handen is. In het archief worden documenten met informatieve en juridische waarden bewaard. Het opbergen of zoeken van stukken en brieven in het archief is voor een secretaresse een dagelijkse taak.
Notuleren bij vergaderingen en gesprekken
Tijdens vergaderingen of gesprekken maakt de secretaresse aantekeningen, ze notuleert wat van belang is. Hiervoor moet ze niet alleen goed kunnen luisteren, maar vooral ook weten en begrijpen wat er speelt. In veel vergaderingen en gesprekken wordt niet altijd informatie gedeeld die ook in de notulen moet komen. De secretaresse moet dat wat wordt gezegd op waarde kunnen schatten.
Het organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d.
Tot de werkzaamheden van een secretaresse behoren ook het organiseren van vergaderingen, zakenreizen, congressen en bijeenkomsten. Ze verzorgt de vergaderzalen, de lunch, de uitgewerkte agendapunten etc.
