Zakelijke etiquette

Zakelijke maar sociale ontmoetingen buiten de werkvloer kunnen nog wel eens voor twijfels of ongemakkelijkheden zorgen. Het belangrijkste aspect van dit zakelijke, sociale verkeer is dat zowel de gasten als de gastheren/-vrouwen aan het werk zijn. Zaken als punctualiteit, uiterlijk en conversatie zijn dus buiten de werkvloer net zo belangrijk als óp de werkvloer. De sleutelwoorden in dit sociale verkeer zijn hoffelijkheid, bescheidenheid en terughoudendheid. Hieronder staat puntsgewijs hoe deze sleutelwoorden helpen bij het vinden van een weg in de zakelijke etiquette.

Inhoud 1 Formeel versus informeel 2 Rol van gastheer of –vrouw 3 Rol van gast 4 Zakelijk dineren 4.1 Tafelmanieren 5 De rol van het relatiegeschenk 6 Cadeaus aan buitenlandse relaties 7 Checklist relatiegeschenk

Formeel versus informeel

Bij formele gelegenheden zijn de meeste mensen al van nature terughoudend en bescheiden in hun manier van optreden. Hou de volgende regels aan:

• blijf niet plakken bij bekenden;
• gebruik algemene openingszinnen over bijvoorbeeld de locatie of het eten;
• vertel bij het voorstellen wat de relatie met de gastheer/-vrouw is;
• begroet iemand met een handdruk en oogcontact.

Het is vooral bij informele gelegenheden dat de scheidingslijn tussen privé en werk nogal dun lijkt. Dit blijkt uit:

• er wordt op een wat meer persoonlijke wijze over dingen op het werk gesproken;
• de manier van optreden is vaak losser en vrijer dan op formelere gelegenheden.

Maar informeel staat niet gelijk aan intiem of persoonlijk, en dit delicate onderscheid wil nog wel eens over het hoofd worden gezien. Dus niet doen:

• intieme vragen over privéleven of salariëring;
• roddelen over collega’s, baas of die nukkige relatie;
• zoenen ter begroeting.

Voor zowel formele als informele gelegenheden geldt: wees matig als het gaat om het nuttigen van drank en hapjes.

Rol van gastheer of –vrouw

Een algemeen geldend protocol is dat de gastheer of gastvrouw een leidende positie inneemt en de gast een afhankelijke, ondergeschikte positie. Dit principe is op een groot aantal situaties van toepassing en zorgt ervoor dat onzekerheden worden weggenomen. Dit stelt gasten op hun gemak:

• maak het programma van tevoren bekend;
• zorg voor een duidelijk kledingvoorschrift;
• houd rekening met dieetwensen van gasten;
• maak bij een diner een tafelschikking;
• ontvang de gasten en stel ze aan elkaar voor;
• leg de spelregels uit (roken, stilte voor de maaltijd etc.);
• laat de bediening weten wie de gastheer/-vrouw is.

Vermeld tevens of partners wel of niet zijn uitgenodigd. Over het algemeen geldt dat partners niet worden uitgenodigd; het gaat tenslotte om een zakelijke bijeenkomst. Uitzonderingen worden gemaakt bij feesten met een meer persoonlijk karakter zoals een jubileum of een groots opgezet evenement (het zoveeljarig bestaan van het bedrijf). Een uitzondering wordt eveneens gemaakt bij partners van de leden van een Raad van Bestuur of een commissariaat; die worden altijd uitgenodigd.

Rol van gast

Gasten hebben een volgzame rol. Ook hier zijn de sleutelwoorden van toepassing en dat uit zich in:

• geen partner meenemen wanneer dat niet expliciet vermeld staat;
• neem contact op bij twijfel over bijvoorbeeld de vermelde dresscode;
• vraag advies aan collega’s die bekend zijn met de gewoonten van de uitnodigende partij.

Deze voorbereiding leidt tijdens de gelegenheid tot een ontspannen en professionele indruk. Het is minder gepast om dit soort zaken tijdens de bijeenkomst te vragen, daarmee kan de gastheer of -vrouw in verlegenheid gebracht worden.

Zakelijk dineren

Zakelijke bijeenkomsten waarbij een diner gepland is, kunnen sommige mensen nog wel eens onzeker maken. Vooral wanneer het om een formeel diner gaat.

• De gastheer/-vrouw wijst de gasten hun plaats. Pas daarna neemt hij zelf plaats. Gasten wachten dus tot de gastheer ze een plaats aanbiedt.
• Spontaan opstaan en een speech afsteken, of zomaar een toost uitbrengen zou bij het informele afscheid van een collega nog wel gewaardeerd kunnen worden, maar is bij meer formele gelegenheden absoluut niet gepast. Beter is om van tevoren de gastheer/-vrouw te vragen of een speech gewenst is. Nog gebruikelijker is af te wachten of de gastheer of -vrouw het vraagt.
• Bij grote diners is het vaak zo dat er een keuzemenu wordt voorgelegd. Betreft het een diner waarbij ‘à la carte’ besteld mag worden, dan is het zeer onbeleefd om dure gerechten te bestellen. Pas op met het bestellen van onbekende gerechten.
• Kijk bij onverwachte en onbekende situaties eerst hoe de wat meer ervaren tafelgenoten ermee omgaan en kopieer dat.

Tafelmanieren

• De telefoon staat uit en ligt uit het zicht.
• Noodgeval? Zet de telefoon op de trilstand en leg hem uit het zicht. Neem hem op en maak verontschuldigingen bij de tafelgenoten. Voer het gesprek elders.
• Leg tijdens de maaltijd het servet op schoot.
• Bestek en glazen worden van buiten naar binnen gebruikt.
• Het broodbordje staat aan de linkerkant.
• Breek het brood in plaats van het te snijden.
• Soep wordt van de rechterkant opgediend, andere gerechten van de linkerkant.
• Wijn wordt aan de rechterkant ingeschonken.
• Borden worden van de rechterkant afgeruimd.
• Als er schalen met gerechten aan tafel worden doorgegeven, bied je eerst je linkerbuurman/-vrouw de gelegenheid tot opscheppen.
• Pak een wijnglas altijd bij de steel vast. Anders wordt de wijn te warm.
• Begin nooit met drinken als anderen nog niet gedronken hebben. Gangbaar is het om eerst met z’n allen te toosten en pas daarna een slok te nemen.
• Veeg bij het eten voor iedere slok je mond af met een servet.
• Botjes en visgraten blijven op het bord.
• Als er gerookt mag worden, dan nooit tijdens de maaltijd of tussen de gangen door.

De rol van het relatiegeschenk

Attentheid wordt in het Nederlandse bedrijfsleven zeer op prijs gesteld. Het relatiegeschenk is een vorm van attentie die de zakelijke relaties in stand houdt. Stelregel bij het geven van een relatiegeschenk aan Nederlandse relaties is dat het geschenk het karakter heeft van een attentie dat de waardering voor de ontvanger uitspreekt.

• de attentie mag de ontvanger niet in verlegenheid brengen;
• te overdreven, opzichtige of dure cadeaus sorteren een averechts effect;
• trendy of modieuze cadeaus hebben als nadeel dat relaties overstelpt worden met gelijksoortige geschenken;
• ga zorgvuldig om met het bieden van alternatieven, bijvoorbeeld in plaats van een relatiegeschenk een bedrag storten voor een goed doel, valt niet bij iedereen in goede aarde.

Cadeaus aan buitenlandse relaties

Het is onmogelijk hier een goed overzicht te geven van de etiquette bij het geven van geschenken aan buitenlandse relaties. Om een paar voorbeelden te geven: Chinese relaties hebben vanwege een symbolische betekenis liever geen briefopener of een klok. Japanse klanten hechten meer waarde aan de manier waarop een cadeau is ingepakt, dan aan het cadeau zelf. Dat getuigt van moeite en dus respect. En een goede fles wijn of andere drank wordt in westerse culturen wél, maar in veel niet-westerse culturen níet op prijs gesteld. Ook het moment van aanbieden en aan wie verschilt van land tot land. Elke cultuur heeft zo z’n eigen relatie-etiquette. Informeer dus via collega’s, mensen die ervaring hebben met het land, internet en boeken goed wat de gebruiken zijn.

Checklist relatiegeschenk

• Moet het geschenk bedrukt worden met het bedrijfslogo?
• Moet het een tijdelijk of juist duurzaam geschenk zijn?
• Decoratief of functioneel?
• Groot of klein?
• Licht of zwaar?
• Dient het geschenk wel of geen raakvlakken met het bedrijf te hebben?
• Gaat het om één geschenk of verschillende geschenken (voor verschillende doelgroepen)?
• Moet het een bestaand of nog te ontwerpen geschenk zijn?
• Kan het geschenk afgetrokken worden van de belasting?