Aspecten/acties
Zakenreizen
Zakenreizen zijn kostbaar. Vaak kost een zakenreis meer geld dan was voorzien. Met een grondige voorbereiding is dat niet meer nodig.
Inhoud |
Interne richtlijnen
Voor er überhaupt een zakenreis georganiseerd wordt, verdient het de aanbeveling interne richtlijnen op te stellen. Interne richtlijnen zorgen voor duidelijkheid, zowel bij de zakenreiziger als bij de organisator. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
Te denken valt aan richtlijnen over de categorie van het hotel en de huurauto, maar ook over welke klasse er gereisd mag worden. Een creditcard van de zaak werkt goed als er duidelijke afspraken over worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor het declareren van onkosten als maaltijden en aanvullend vervoer.
Zelf doen
Zelf een zakenreis organiseren betekent goed en op tijd plannen. Zorg voor een duidelijk werkschema dat houvast biedt en leg checklists aan.
Vliegtickets
Tegenwoordig is het goed mogelijk online zelf vliegtickets te regelen. Informeer altijd goed naar de mogelijkheden, want er zijn veel verschillende soorten tickets. Sommige zijn aan restricties gebonden, maar leveren ook een hoop voordeel op. Voor regelmatige reizigers hebben luchtvaartmaatschappijen speciale aanbiedingen.
Denk eraan dat het veel tijd kan kosten de beste en goedkoopste optie te vinden. Een reisagent inschakelen kan een uitkomst zijn.
Hotelkamer
Ook een hotelkamer is tegenwoordig makkelijk online geboekt. Een hotelkamer moet voldoen aan de wensen van de zakenreiziger en eventueel aan de eisen van zijn bezoek. Wordt er op de kamer gewerkt of worden er zakenrelaties ontvangen, dan moet de kamer daarop ingericht zijn.
Let bij de keuze voor een hotel op de classificering, maar bedenk dat die niet wereldwijd hetzelfde is. Zorg bij een late aankomst voor een bevestiging van het hotel.
Reisdocumenten
De reiziger is zelf verantwoordelijk voor een aantal belangrijke documenten. Hieronder een geheugensteuntje voor de meest voorkomende.
- Paspoort: als iemand veel visumplichtige landen bezoekt, kan het handig zijn een zakenpaspoort aan te vragen.
- Visum: vraag een visum op tijd aan en kijk zorgvuldig welke documenten gevraagd worden bij de procedure. Kijk op de site van het Ministerie van Buitenlandse zaken.
- Rijbewijs: een internationaal rijbewijs kan handig zijn.
- Verzekeringspolis: check of zakenreizen gedekt zijn in de huidige polis en zorg voor nota’s als er iets gebeurt.
- Vaccinatieboekje: vaccinaties zijn soms verplicht en worden soms aangeraden. Denk er altijd over na.
Reisschema maken
Stel een haalbaar reisschema op. Plan om de zakelijke afspraken heen en houd rekening met uitloop van afspraken, (inter)nationale feestdagen, verwerking van de jetlag, vertragingen bij de luchtvaartmaatschappijen enz.
Zorg voor overzicht met daarin alle benodigde (contact)informatie en stop dat in een mapje met de reisdocumenten. Als extraatje kan er informatie over de cultuur en het klimaat toegevoegd worden.
Tot slot, een relatiegeschenk kan leuk zijn. Denk aan iets typisch Hollands, maar pas op met etenswaren en alcoholische dranken. Zie ook Zakelijke etiquette.
Na afloop
Rond de zakenreis na afloop netjes af. Maak een overzicht van de goede en slechte ervaringen en pas indien nodig het werkschema aan voor een volgende keer. Maak ook een definitief kostenoverzicht.
Als er zaken zijn misgelopen, handel deze dan zo snel mogelijk af. Denk hierbij aan het indienen van klachten en schadeclaims en het aanvragen van restitutie van ongebruikte tickets.
Hulp inschakelen
Het goed organiseren van een zakenreis kost veel tijd. Het kan daarom handig zijn voor (onderdelen van) de organisatie een reisagent in te schakelen. Reisagenten zijn gespecialiseerd en kunnen dus gericht helpen. Denk hierbij aan de volgende zaken:
- plaatsen in vliegtuig reserveren;
- tickets printen en op kantoor laten bezorgen;
- informatie over tarieven verstrekken;
- huurauto en hotelkamer reserveren en voucherafgifte verzorgen;
- informatie over visa en vaccinaties;
- reserveringen maken voor internationale treinen, ferry’s, parkeerplaatsen bij luchthavens.
